電子印鑑のメリット・デメリットとは?

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電子印鑑には、単純に印影を画像化したデータだけのものと、画像化したデータに使用するものに識別情報を付与したものの2つがあります。どちらも印鑑として使用可能ですが、的に使用する印鑑としては、識別情報を付与したものがおすすめです。しかし、現在使用している通常の印鑑を電子印鑑に変更する必要は本当にあるのでしょうか? そこで、今回は電子印鑑を利用するメリットとデメリットについてお伝えします。

 

電子印鑑のメリットとは?


いまや多くの企業で導入が進んでいる電子印鑑。その理由としては、さまざまなメリットがあるからです。具体的には次のようなものが挙げられます。

業務効率化が進む

従来の紙書類で通常の印鑑を使った場合、印刷する必要があるうえ、朱肉を準備する、押印ミスがあった際のやり直す手間などさまざまな手間がかかります。

また、紙書類の場合、押印する人間が外出していると、帰社するまで業務が止まってしまうというようなデメリットも発生します。しかし、電子印鑑であれば、印刷ややり直しの手間がなくなるうえ、外出先からでも承認が行えるため、業務も止まらず、大幅な効率化が可能です。

 

テレワークの導入が可能になる

電子印鑑を使うには、基本的に紙書類の電子化が必須です。そのため、書類の確認、押印のためだけにオフィスに出社する必要はなくなります。結果として、テレワークの導入が可能になり、柔軟な働き方が実現します。

 

印刷にかかるコストが削減される

電子印鑑を導入すれば、紙書類を印刷する必要がなくなります。その結果、コピー用紙の購入、印刷代というようなコストの削減が可能です。また、請求書や契約書などすべてが電子化されれば、取引先に郵送するための封筒代、切手代も必要ありません。さらに、紙書類を保管するための書庫を用意しなくてもよくなり、オフィスの有効活用にもつながります。

 

 

 

電子印鑑のデメリットとは?


さまざまなメリットを持つ電子印鑑ですが、少なからずデメリットも存在します。具体的には次のとおりです。

正しく理解して使わないとセキュリティリスクがある

冒頭でも触れたように電子印鑑には、印影を画像化しただけのものがあります。このタイプの電子印鑑は、無料で作成できるツールも多く、簡単に作成が可能です。また、押印したのが本人であることも証明もできないため、不正利用のリスクが少なくありません。

 

対外的に使うには取引先の理解が必要

電子印鑑を導入するためには、社内の承認作業プロセスの変更が必要になる場合があります。また、請求書や契約書で電子印鑑を利用するには、紙書類の電子化が必須となるため、取引先に電子化された請求書の利用を受け入れてもらわなければなりません。社内の業務内容の変更、取引先への説明などの手間は、電子印鑑のデメリットといえるでしょう。

 

導入コストがかかる

セキュリティを考慮し、識別情報を付与した電子印鑑を導入するには、それなりのコストがかかります。また、紙書類の電子化を進めるにもコストがかかるため、事前に予算の検討が必要です。

 

 

まとめ


新型コロナウイルス感染防止対策としてテレワークの導入を進める企業が増加しています。しかし、紙書類を使用しているため、テレワークを導入できない、導入しているが、結局、オフィスに出社しなければならないというようなケースは少なくありません。

国が推し進める働き方改革、少子高齢化による人材不足を解消するための柔軟な働き方の導入など、仮に新型コロナウイルスが終息したとしても、テレワークは一つの働き方として定着するでしょう。その際、紙書類のままでは、求職者に選択されない企業となってしまうリスクも考えられます。

電子印鑑にはデメリットもありますが、しっかりと理解したうえで継続して使用すれば、デメリットは解消可能です。まだ、電子印鑑を導入していない企業は、導入の検討をおすすめします。

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