電子契約で用いるメールアドレスの選び方とは?

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2020年12月、ペーパーロジック株式会社が発表した「電子契約に関する実態調査」によると、電子契約導入済の企業は63.3%で、前年比34.5%と大幅にアップしています。この結果だけを見るとすでに半数以上の企業が導入している電子契約ですが、理解度となるとまた話は異なるのではないでしょうか。そこで、今回は電子契約を導入するうえで必ず知っておきたい、電子契約におけるメールアドレスのセオリーについてお伝えします。

 

 

電子契約とは?


そもそも、電子契約とは、従来の紙書類を電子データ(主にPDF)に変換し、インターネット上でやりとりを行うものです。契約書、請求書、商品の受発注書などが該当します。また、押印についても、電子印鑑という押印者の識別情報を付与し、データ化した印影を使って行います。

 

電子契約で用いるメールアドレスの選び方とは?


電子契約を利用するうえで、なぜメールアドレスが重要になってくるのかについて説明していきましょう。前述したように電子契約はインターネット上で行うため、そのやりとりは電子メールを使用します。そして、メールアドレスによって契約当事者を特定するのです。そのため、電子契約に利用するメールアドレスは慎重に選択しなければなりません。

一般的に電子契約で利用するメールアドレスは、社員の私用アドレス、会社から付与されている個人アドレス、そして、会社から付与されている共有アドレスが考えられます。

電子契約で利用するメールアドレスに法律上の縛りはありません。しかし、どのメールアドレスを選択するかによっては、後々、トラブルに発展する場合もあります。そこで状況に応じてどのメールアドレスを使うのが適しているかについて見ていきましょう。

 

企業間での契約で利用する場合-1-

企業として、企業を相手に契約に関するやりとりをする場合、個人のプロバイダメールやフリーアドレスは避けたほうがよいでしょう。企業ドメインの入った、会社から付与されている個人メールアドレスを利用するのが基本です。やりとりの相手が特定されるうえ、企業間の正式なやりとりに最も適しています

 

企業間での契約で利用する場合-2-

企業間で契約を行う場合、会社から付与された個人のメールアドレスを使うのが基本とご説明しました。しかし、より迅速に業務を進めるため、部署やチームに付与されている共有のメールアドレスを使う方法もあります。ただし、この方法は、後になって誰が契約したかの特定が難しくなるため、トラブルに発展する可能性も高くなるでしょう。

 

個人での契約で利用する場合

企業間ではなく、個人と企業、個人と団体などで契約する場合は、会社が付与する個人メールアドレスではなく、私用のメールアドレスを使うのが適しています。自社の責任においての契約ではなく、あくまでも個人としての契約になるからです。

例えば、自社の経営が悪化した際、経営者が個人として金銭の融資を受ける場合、会社ではなく個人として融資を受けるため、私用のメールアドレスを使って契約します。

 

 

まとめ


電子契約で、どのメールアドレスを利用するかは、状況に応じて最適な選択が必要となります。今回、説明したように3つのパターンがありますが、基本的には会社から付与された共有メールアドレスは使用しないことが得策です。

紙書類の場合、契約当事者が不在だと、オフィスに来ない限り契約が滞ってしまいます。しかし、電子契約であれば、自宅や外出先でも契約可能です。そうした意味でも、会社から付与された個人メールアドレス、もしくは私用メールアドレスのどちらかを状況に応じて使いわけるのがよいでしょう。

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