おすすめの電子契約システムについてご紹介!

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コロナ禍によるテレワークの増加により、電子契約システムを導入する企業が増えています。電子契約システムは各社から提供されているため、どれを選べばいいのかわかりにくいかもしれません。ここでは、おすすめの電子契約システムをご紹介していきます。

 

電子契約システムとは?


電子契約システムとは、契約書などを取り交わすとき、紙の書面を使わずにすべてのプロセスをインターネット上で電子的に行えるシステムのことをいいます。

 

これまで契約書を相手と取り交わす際、契約書を紙に印刷し、それに印鑑を押印あるいはサインしてもらうことにより、契約の締結をしていました。しかし電子契約ではこのような書面でのやりとりをすべて無くし、電子的にデータでやりとりをするため、コストの削減や手続き簡略化、業務効率の向上などにつながっていきます。

 

書面契約と電子契約の違い

書面契約の場合、契約書を紙にプリントアウトして使用するのに対して、電子契約の場合はPDFなどを中心とした電子データで行います。書面契約における押印は印鑑を使用して紙に印影を付けますが、電子契約では電子署名あるいは電子サインを利用して押印します。

 

また本人性の担保は、書面契約の場合、紙書類の印鑑証明書を添付することが必要になってきますが、電子契約の場合には電子証明書を添付するだけで良くなっています。

 

 

電子契約システムを選ぶ方法とは?


電子契約システムを選ぶときには、いくつかのポイントを見て選んでいく必要があります。

既存業務との適合性があるかどうか

電子契約システムの内容や機能は様々です。その中には、完全に企業向けに特化したシステムもあれば、個人事業主との取引に対応しているシステムもあります。また、特定の業種に特化した電子契約システムもあります。そのため、自社の業務との適合性を考えたり、電子契約システムの導入先の部門を考えたりして導入を検討していく必要があります。

 

契約状況のステータス管理ができるかどうか

「契約書がどのプロセスまで進んでいるかどうか」を把握できる機能はステータス管理機能と呼ばれています。「承認申請中」「取引先送付済み」「契約期間中」「契約満了」という形で現在の契約状況が把握できることで、契約の締結漏れや更新漏れといった事態を防げるほか、当該の契約の責任所在が明確になるといったメリットがあります。

 

テンプレート機能があるかどうか

契約書のテンプレート保存を行い、必要に応じて活用できる機能があると便利です。そのテンプレートを活用することで、契約書作成に必要な時間を短縮することが可能になるほか、契約内容の抜けや漏れを防ぐことができます。

 

 

 

おすすめの電子契約とは?


様々なサービスがリリースされている電子契約システムの中でもおすすめの3システムをご紹介します。

電子印鑑GMOサイン

GMOインターネットグループ傘下のGMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社(旧名:GMOクラウド株式会社)によって運営されている電子契約システムが電子印鑑GMOサイン(旧名:GMO電子印鑑Agree)です。

 

電子印鑑GMOサインは、メールアドレスなどにより認証が行える事業者署名型の契約印タイプ(電子サイン)と、電子認証局による厳格な本人認証を行える当事者署名型の実印タイプ(電子署名)という2つの電子契約を使い分けられます。簡単に押印できる契約印と法的効力のある実印を使い分けるように、電子契約を使い分けていくことができ、手軽さを重視するか、契約の正確性を重視するか選んで利用していくことが可能です。

 

また、WebTrustの厳正な監査基準を満たしている世界で7社しかないルート認証局の1つであり、SSL・電子証明書で国内シェアNo.1を持つGMOグローバルサインと連携しています。トップレベルのセキュリティ技術を持っているGMOグローバルサインとの連携で、大事な契約もしっかり守られるようになります。

 

これらをすべての機能を月額8,800円で使うことが可能です。

 

NINJA SIGN

NINJA SIGN(ニンジャサイン)は、月額基本料金の安さと使いやすさが魅力の電子契約システムです。有料の「Light」プランで月額料金が4,980円と電子契約サービスの中では最安値となっています。ただしこれは契約書送信数が月あたり50通までの料金ですので、小規模な事業所向けといえるでしょう。なお、契約書送信数無制限の「Light Plus」プランも月額1万9,800円で提供されています。

 

NINJA SIGNはパスワード付きのメールで電子契約を行うことができるほか、テンプレートや草案はGoogleドキュメント上で編集できるために使いやすさを持っていることも特徴です。

 

CloudSign

日本最大級の法律ポータルサイト「弁護士ドットコム」を提供している弁護士ドットコム株式会社が運営している電子契約システムがCloudSign(クラウドサイン)です。無料の「お試しFreeプラン」、月額1万円の「Standard」、月額2万円の「Standard Plus」、月額10万円の「Business」が用意されている弁護士監修のサービスです。やりとりのすべてがクラウド上で完結できるので、これまでであれば1週間以上が必要となっていた契約作業もわずか数10分で終わらせることも可能になっています。

 

 

 

まとめ


契約書などを取り交わすとき、紙の書面を使わずにすべてのプロセスをインターネット上で行える電子契約システムは、各社から提供されているためにどれを選べばいいのかわからないという方に対して、電子印鑑GMOサイン、NINJA SIGN、CloudSignという3つのシステムをおすすめしています。

 

どれも良いシステムですが、「電子印鑑GMOサイン」は契約印タイプと実印タイプの2種類に対応しているので、手軽さか、契約の正確性かを選んで利用できます。

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