電子印鑑には種類がある?それぞれの特徴について公開!

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最近はテレワークが浸透した影響で、電子印鑑の導入を検討する企業が増加傾向にあります。しかし、一口に電子印鑑と言っても2種類あり、利用用途が異なることをご存じですか?今回は電子印鑑の種類と特徴を解説します。

 

電子印鑑とは?


 

印鑑をデジタル化する電子印鑑とは、どのようなサービスなのでしょうか。その概要について解説します。

 

電子印鑑とはどのようなサービスなのか

「電子印鑑」とは、簡単に説明するとパソコンやスマホ、タブレットで使用できる印鑑になります。つまり、PDFやMicrosoft Wordなどでデジタル化した文書上で、電子印鑑を活用して押印作業が可能になるサービスです。

テレワークを導入した企業においても、紙の契約書などをPDF化して送り、それをプリントアウトして印鑑を押した後、さらにPDF化して送り返すといった作業をおこなっているケースを散見します。しかし、電子印鑑を導入すれば、押印作業をすべてデジタルで完結できますので、こうした煩わしい作業は発生しません。

 

電子印鑑の効力は?

デジタル化された印鑑を使う場合にやはり気になるのが「本当に効力はあるのか?」という点でしょう。

電子印鑑は認印と同じレベルの効力を有します.つまり「捺印者が押した」という程度の証明が可能ということです。なお「電子証明書」という仕組みを活用することで、電子印鑑に法的効力を付与できます。

電子証明書を活用したデジタル文書であれば、電子印鑑に法的な効力を持たせることが可能です。

 

電子印鑑のセキュリティ

デジタル文書で契約書を締結する際には、データ改ざんなどのトラブルも懸念されます。しかし、電子印鑑の中には「電子署名」という技術を活用することで、デジタル文書にセキュリティ対策を施すことが可能です。

電子署名を用いることで、電子文書の作業履歴や改ざんの有無を確認できるようになります。そのため、悪意ある第三者がデジタル文書の電子印鑑などを改ざんした場合でも、その記録が残るためセキュリティが担保されるというわけです。

 

 

 

電子印鑑の種類とは? 


  

電子印鑑は大きく2種類に分類されます。それぞれの特徴を解説します。

 

印影をデジタル化した電子印鑑

電子印鑑でもっともシンプルなものが、実印の印影をデジタルの画像にしたものです。つまり、紙の文書に押した印鑑の画像をカメラやスキャナーなどを使って取り込んだ後、専用のソフトを使って電子印鑑を作成するものになります。

 

一方、デジタル化された印影自体を購入するパターンも一般的です。印影をデジタル化した電子印鑑はフリーソフトなどでも作れます。購入するタイプの電子印鑑も安価なため、導入ハードルが低い点がメリットです。

 

押印者のデータを含む電子印鑑

2つめの電子印鑑の種類が、押印者のさまざまなデータを含んだ電子印鑑です。デジタル画像の印影に加えて、押印者の名前やメールアドレスというような情報や押印した日時などが含まれたものになります。

単純な画像だけでは改ざんなどのセキュリティリスクが高くなりますが、こちらの電子印鑑であれば、印影を差し替える程度の改ざんは簡単に防げるでしょう。

したがって、企業間で締結する契約書や覚書などに使用されるのは、押印者のさまざまなデータを含んだ電子印鑑を使うことが一般的です。

 

 

 

電子印鑑の使い分け方とは?


     

前述した2種類の電子印鑑は、それぞれ利用シーンが特定されますので、理解したうえで使用しましょう。

2種類の電子印鑑の使い分け方

印影をデジタル化した電子印鑑は、言ってしまえば単純な印鑑の画像です。よって、同じような画像を準備すれば押印できてしまうため、どうしてもセキュリティが低くなります。そのため、あくまでも認印程度の利用に留めておくのが安全でしょう。

押印者のさまざまなデータを含む電子印鑑の場合は、どこの誰がいつ押印したという記録が残りますので、改ざんリスクを軽減できます。したがって、契約書などに押印する社印などには、こちらの種類の電子印鑑を使うべきでしょう。

 

取引先も電子印鑑を利用していることが必須

取引先との文書のやり取りに電子印鑑を利用する場合は、相手側も電子印鑑を導入していることが大前提になります。契約書など企業間でのやり取りに利用する場合、取引先が電子印鑑の使用を認めていなくてはいけません。

現在、テレワーク自体はかなり浸透しましたが、残念ながらデジタル印鑑の利用を認めていない企業はまだたくさんあります。したがって、取引先との文書に電子印鑑を利用する際は、あらかじめ利用可否について確認しておくことが必須です。

 

 

 

利用シーンに応じて適切な電子印鑑を使おう


電子印鑑には印影をデジタル化した電子印鑑と、押印者のデータを含む電子印鑑の2種類があります。

前者は改ざんされやすいため、認印程度の利用に留めましょう。一方、後者は契約書などにも利用できますが、取引先が電子印鑑の利用を認めていることが前提になります。

利用シーンに応じて適切な電子印鑑を選択しましょう。

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