電子契約の課題とその解決策とは？
電子契約を導入することで、コスト削減や手続き簡略化、業務効率向上など多くのメリットが生じます。しかし電子契約には課題も残っています。そこで本記事では、電子契約の課題とその解決策についてお伝えしていきます。
電子契約とは？
電子契約とは、契約書などを取り交わすとき、紙の書面を使わずにすべてのプロセスを電子的に行うことをいいます。
これまで契約書を相手と取り交わす際、契約書を紙に印刷し、それに印鑑を押印あるいはサインしてもらうことにより、契約の締結をしていました。しかし電子契約ではこのような書面でのやりとりをすべて無くし、電子的にデータでやりとりします。そうすることにより、コストの削減や手続き簡略化、業務効率の向上などにつながっていきます。
書面契約と電子契約の違い
書面契約の場合、契約書を紙にプリントアウトして使用するのに対して、電子契約の場合はPDFなどを中心とした電子データで行います。書面契約における押印は印鑑を使用して紙に印影を付けますが、電子契約では電子署名あるいは電子サインを利用して押印します。
暗号技術で電子契約書が改ざんされていないことを証明する仕組みが電子署名です。高度な暗号技術により、契約者以外が電子契約書を受け取ったり、改ざんしたりしたときにはすぐに分かるような仕組みを持っています。
また本人性の担保は、書面契約の場合、紙書類の印鑑証明書を添付することが必要になってきますが、電子契約の場合には電子証明書を添付するだけで良くなっています。
電子契約の課題とは？
電子契約はコストの削減や手続き簡略化、業務効率の向上など多くのメリットを持っていますが、その反面、いくつかの課題も存在します。
電子契約への切り替えは取引先への説明や依頼が必要
電子契約への切り替えは取引先の同意があって初めて成立します。一方的に切り替えることはできず、取引先によっては電子契約への拒否を示すことも考えられます。
合意が得られなかった場合には、取引先とは紙の書面で契約を締結し、取引先はその紙の書面の原本を保管。自社では契約をPDF化して電子保管するといったことが考えられます。あるいは、取引先とは紙の書面契約と電子契約でそれぞれ締結し、取引先はその紙の書面の原本を保管して、自社では電子契約を保管するパターンもあります。
どちらにせよ、紙の書面の契約と電子契約を併用することになり、コストも手間も余計にかかってしまうことになり、業務効率化と逆行することになってしまいます。
サイバー攻撃を受ける可能性
電子契約はインターネットを利用して行うため、サイバー攻撃を受ける可能性もあります。もしサイバー攻撃を受けた場合、電子契約データが改ざんされたり、データを奪われたりといった被害を受ける可能性もあります。
しかしクラウドサービスやWebサービスのセキュリティレベルは年々高まっています。そこで、導入する電子契約には、どのくらい高いセキュリティ基準が設けられているか確認してから導入を行うようにしましょう。
電子契約に対応していない契約書の存在
多くの契約では電子契約の有効性が法律で定められています。しかし、電子契約の利用が制限されている契約内容も存在します。
以下の契約は法令により紙の書面契約が必要となっています。取引先や顧客が電子契約を承諾したり希望したりしても電子契約は結べません。
・マンション管理業務委託契約
・定期借地契約
・定期建物賃貸借契約
・宅地建物売買等媒介契約
・労働者派遣（個別）契約
など
電子契約の課題の解決策とは？
電子契約にはメリットだけでなく、課題もあることも理解できたでしょうか。自社が実際に電子契約を導入する際には、どの課題が発生するのか、そして、その課題に対してどのように対策をとっておくべきなのか考えておくようにしましょう。
社内外の調整を行う
社内外の関係者に対して電子契約導入の合意を形成する作業は大切です。電子契約導入にあたって、同意を得られなかった取引先に対しては、電子契約が持っているメリットや法的証拠力などを根気強く説明することで協力してもらうようにしましょう。
また、社内調整をするときには、「電子契約を導入することで、その部署の従業員にはどのようなメリットがあるのか」をしっかり説明する機会を設けましょう。
電子契約を運用するにあたっては、電子契約システムに不具合が発生したときの問い合わせ対応部署を決めておくことが重要です。さらに、電子契約の手順を解説した、明快なマニュアルも用意しておきましょう。
電子帳簿保存法に則る
国税関係の帳簿類や証憑類を電子データで保存することを定めた法律に、電子帳簿保存法というものがあります。電子契約を正しく運用していくためには、この法律で決められている電子データの保存期間や保存方法などを踏襲していく必要があります。電子契約を導入する前には、電子契約システムを提供している開発元に対して、電子帳簿保存法の要件への対応度合いを確認しておく必要もあります。
まとめ
契約書などを取り交わすとき、紙の書面を使わずにすべてのプロセスを電子的に行うことを電子契約といいます。電子契約への切り替えには取引先への説明や依頼が必要なほか、サイバー攻撃を受ける可能性があったり電子契約に対応していない契約書が存在したりするなど、電子契約にも課題があります。その電子契約の課題を乗り越えるためには、社内外の調整を十分に行っていくことが重要です。また、電子契約導入に際しては電子帳簿保存法に則ることも必要です。
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