電子印鑑には法的効力がある?認証機能導入のサービス紹介!

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働き方改革やDXを推進する企業の多くが、電子印鑑の導入を検討していますが、電子印鑑にどの程度の法的効力があるのか気になると思います。そこで今回は、電子印鑑の法的効力について解説します。

 

電子印鑑とは? 


まず、電子印鑑がどのようなサービスなのか理解しておきましょう。

 

そもそも電子印鑑とはどのようなものなのか

「電子印鑑」とは、パソコン上のデジタル文書に使用できる印鑑のことです。社内文書や契約書、覚書というような書類をデジタル化し、電子印鑑を使って押印作業を行います。

また、電子印鑑はインターネット環境さえあれば、パソコンだけでなくスマホやタブレット上でも利用できますので、働き方改革やDXを推進する企業にとっては非常に有用なサービスといえるでしょう。

テレワークを導入した企業の中には、「ハンコを押すためだけに出社……」という残念な状況に陥っているケースもあるようです。しかし、電子印鑑を導入すればそのような問題も解決できます。

 

電子印鑑の種類

以下2種類の電子印鑑があります。

・印影をデジタル化した電子印鑑

・押印者のデータを含む電子印鑑

まず印影をデジタル化した電子印鑑は、紙の書類においた印鑑をデジタル化することで画像化したものです。フリーソフトを使って自分で作成したり、ネットサイトなどからデジタル化された印影を購入したりするケースが一般的といえます。

なお、印影をデジタル化したタイプの電子印鑑は、単なる画像ということもありセキュリティ面が弱い点がデメリットです。

一方で、押印者のさまざまなデータを含む電子印鑑は、デジタル化された印影に加え、押印者の情報(名前、会社名、メールアドレスなど)や押印した日時などの追加情報が含まれるタイプになります。そのため、印影をデジタル化した電子印鑑に比べてセキュリティ面が強固になることから、契約書や覚書というような企業間のデジタル文書のやり取りに使われることが大きな特徴です。

 

 

 

電子印鑑の法的効力とは?


「デジタルの印鑑に本当に法的効力なんてあるの?」と気になる方のために、その真偽についてご説明します。

 

電子印鑑に法的効力はない!?

まず、そもそもリアルな印鑑自体にも法的効力はありません。したがって、電子印鑑も同様に法的効力がないというわけです。

そうなると「電子印鑑が使えるシーンは認印だけ?」という疑問が浮かぶかと思いますが、後述する電子署名と呼ばれる技術と組み合わせることで、法的効力を持たせることが可能なのです。

 

電子印鑑が使用できる印鑑とは

印鑑は大きく以下の3種類に分類されます。

・認印

・(法人)実印

・(法人)銀行員

このうち電子印鑑に使用できるのは、認印だけです。ただし、契約書は両者が合意のうえに締結した時点で法的効力が発生します。

したがって、企業間の合意を取る「証し」としての役割は果たせますが、そもそも印鑑の有無が法的効力に影響を及ぼすことはないのです。よって、契約書や覚書を締結する際、両者における契約の信ぴょう性を高める目的で利用されることが多くなります。

ただし、企業によっては電子印鑑の利用自体を認めていない場合もありますので、契約を締結する前に確認しておくことが必須です。

 

 

 

認証技術を導入している電子印鑑とは?  


先ほど紹介した2種類の電子印鑑のうち、押印者のデータを含む電子印鑑には認証技術を活用した電子署名を用いることで法的効力を持たせられます。

GMOサイン(旧 GMO電子印鑑Agree)

「GMOサイン」は「身元確認済み 高度電子署名」という技術によって、より信頼性の高い電子印鑑の押印が可能になるサービです。押印者のステータスや押印日時も明確に記録できますので、企業間の契約書や覚書などの締結に最適な電子印鑑といえるでしょう。

もちろん法的効力を持たせることも可能なため、これから電子印鑑を積極的に導入しようとする企業におすすめです。

 

Shachihata Cloud(シヤチハタクラウド)

同社の「パソコン決裁Cloud」という電子印鑑サービスがバージョンアップしたサービスが、この「Shachihata Cloud」です。機能面やセキュリティ面も強化し、より使いやすいサービスになっています。

ただし、Shachihata Cloudにはスタンダード版とビジネス版があり、電子署名が可能なものは後者のビジネス版になるため注意が必要です。パソコンだけでなくスマホやタブレット上でも電子署名を付与した電子印鑑の押印が可能になるため、テレワークを実施している企業には最適でしょう。

 

 

 

認証機能のある電子印鑑なら法的効力の付与が可能


電子印鑑は認証機能がある電子署名を用いることで、法的効力を持たせることが可能です。よって、すでに電子印鑑を導入しているが、印影をデジタル化した電子印鑑の場合は、電子署名付きのサービスの利用をおすすめします。

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