電子契約の導入フローは難しい?導入フローをご紹介します!

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テレワークの導入に際して、紙媒体への書面契約が導入のボトルネックとなる場合があります。電子契約を導入すればそのボトルネックを排し、テレワークを推進していくことができるようになります。

 

電子契約と書面契約の違いとは?


自分と相手とで合意した内容を残したものを契約書と呼んでいます。これまでの契約書は、紙媒体で作成することがほとんどです。紙の書類に印鑑を押し、お互いが契約内容に合意したことを証拠として残していました。

それに対して電子契約とは、パソコンで作成した電子データに電子署名をすることで契約を締結することを指しています。電子契約を導入すれば、自宅など、オフィス以外でも契約を締結できるようになるため、テレワークを推進していくことができます。

 

電子契約を自社に導入することで、以下のようなメリットを得ることができます。

 

契約業務が効率化できる

書面契約の場合、原本を印刷して製本し、それに対して押印を行うといった手続きが必要になります。社外との契約の場合、郵送作業で契約まで複数回のやりとりも発生します。そのため、契約締結までに数週間の時間を要することもあります。

 

その点、電子契約なら、印刷・製本・郵送などの作業を省略できます。そこで契約業務が大幅に効率化できるようになります。

 

コスト削減ができる

書面契約にかかるコストは、契約書の郵送料だけではありません。契約書の保管期間は法人税法によって7年間と定められていますので、その間の保管コストがかかってきます。また、書面契約は印紙税の対象になっていますが、電子契約はその対象に含まれません。電子契約であれば、それらのコストを削減できるようになります。

このように電子契約導入により結果的に得られるコスト削減効果に加えて、効率化によってこれらの作業していた従業員の時間を確保できるようになることもメリットといえます。

 

コンプライアンスが強化できる

電子契約の場合、契約締結までのステータスを電子データとして管理できるため、契約の締結漏れや契約書の保管漏れ、そして、後々の契約の解約・更新漏れといったトラブルを防ぐことができます。電子契約書の場合、閲覧できるメンバーの権限を制限できるなどでリスクマネジメントができます

 

書面契約から電子契約へと変更することで、このようにコンプライアンスを強化することができるのです。

 

 

 

電子契約の導入フローとは?


以下のような導入フローを踏んでいくことで、電子契約のスムーズな導入が実現できます。

電子契約サービスを決定する

さまざまな企業から電子契約サービスが提供されています。そこで、その電子契約サービスに対して、「導入する手間」「導入までのスピード」「利便性」「セキュリティ性能」「料金」といったポイントを踏まえながら、導入する電子契約サービスを決定していくようにしましょう。

 

押印申請フローを整備する

これまで紙の書類を回覧して印鑑を押印していた手続きを、電子契約に整合させます。テレワークで契約を締結するには、決裁権限の移譲と細分化が求められます。紙の書類を前提にしていた申請フローをただ電子契約に移管するのではなく、契約の決裁者と監督責任者を改めて見直すことも必要になります。

 

社内規程を整備・変更する

押印申請フローが整備できたら、電子契約に合わせて社内規程を整備・変更します。必ず必要となってくるのは、押印に関する社内規程の修正と電子取引データの真実性を確保するための規程です。

 

導入決定したことを全社にアナウンスする

電子契約サービスに対する社内規程を整備・変更したら、紙書類への印鑑を押印から電子契約へと切り替えることを全社へとアナウンスし電子契約へと移行します。

 

 

まとめ


書面契約の押印作業がテレワーク推進のボトルネックとなります。とはいえ、電子契約は準備もなく一気に導入することはできません。押印申請フローを整備し社内規程を整備・変更した上で、全社への導入を行いましょう。

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