電子契約システムのおすすめ業者はどこ?

テレワーク関連ツール

多くの企業で電子契約が利用されるようになっています。そこで問題となるのが、自社でも導入を進めるうえで、どの業者が提供している電子契約システムを選択すればよいかです。現在、多くの業者が多様な電子契約システムの提供をしているため、未経験で導入を進めていくには、どの業者を選択すべきか悩みところではないでしょうか?

今回は、そもそも電子契約システムとはどのようなものか、自社にとって最適なシステムを選択するにはどのような点をチェックすべきかなどについてお伝えします。

 

電子契約システムとは


そもそも電子契約とは、これまで紙の書類を使って行なっていた契約、請求、売買、製品(商品)の受発注などを紙ではなく主にPDFを使い、ネット経由でやり取りを完了させるものです。そして、そのやり取りを行ううえで、ネット上で契約書の作成、署名、送信、管理などを行えるようにしたものが電子契約システムです。

 

 

 

電子契約システムのニーズとは?


会社間、もしくは会社と個人間での契約において、現在でも紙の契約書で行うケースは少なくありません。それではなぜ、電子契約を導入する企業が増加しているのでしょう?

具体的には次のようなニーズが考えられます。

 

働き方改革や新型コロナウイルス感染拡大防止策でのテレワーク導入

政府が推進する働き方改革や、猛威を振るう新型コロナウイルス感染拡大防止対策として、テレワークの導入を進める企業が増加しています。しかし、紙の契約書では、確認や押印のためにオフィスに出社せざるをえません。

また、請求書や注文書の発行、郵送なども自宅からでは困難です。そのため、電子契約システムを導入すれば、これらの問題が解消し、自宅からネット経由で契約書を扱え、テレワーク導入に貢献します。

 

 

業務効率化・生産性の向上

電子契約システムの導入はさまざまな業務の効率化も実現します。例えば、紙の請求書の場合、作成・確認・印刷・封筒詰め・郵送といった手間がかかります。これに対し、電子契約システムであれば、印刷から郵送までの手間がかかりません。請求業務を早く終わらせることができ、その分を生産性の高い業務へ向けられるようになります。

 

 

開発コスト不要

電子契約は、単純に紙の契約書をPDFにすればよいというわけではありません。システム内で押印、署名を行えるようにする必要があります。また、請求書であれば経理システム、発注書であれば生産管理システムなどとの連携も必須です。これらすべての業務を行えるシステムを自前で用意するとなれば、かなりのコストがかかります。

また、自前のシステムであれば、運用管理にエンジニアが必要になり、その分のコストも上乗せされます。そのため、コスト低減の意味もあり、最初から必要な機能が揃えられている電子契約システムのニーズが高まっているのです。

 

 

おすすめの電子契約の業者とは


それでは、実際に電子契約システムを導入するとなった場合、どの業者を選択すればよいのか、ここではおすすめの3社を紹介します。

 

 

GMO電子契約Agree

GMO電子契約Agreeの一番の特徴は、電子認証局によって厳格に本人確認・発行された電子証明書で本人性を担保する「身元確認済み高度電子署名」プランがあることです。信頼性がもっとも重視される契約業務において、確実に本人性が担保されるプランにより、法的効力やガバナンスを重視される企業に最適なシステムといえます。

 

 

BtoBプラットフォーム 契約書

システム名が示すとおり、企業間での契約締結、保管、共有に特化したシステムです。おすすめのポイントは、取引先が無料で使える点。そして、最大で5社の間での電子締結が可能な点です。

 

 

WAN-Sign

WAN-Sign、最大の特徴は登録した原本を電子化し、そのまま電子データと併せて管理センターで保管できる点です。また、自社は電子証明書、取引先はメール認証といったハイブリッド締結もでき、多様な契約方法を可能にします。

 

 

 

まとめ


現在、電子契約は大きな注目を集めていて、導入を進める企業も年々増加しています。しかし、これまで長らく続いていた紙の文化から電子の文化への移行は、非常に大きいもののため、移行を進めようとしても、何から始めるべきかで迷ってしまうケースも少なくありません。

重要なことは、電子契約ありきではなく、業務効率化、テレワークの推進、生産性の向上など各企業それぞれに達成したい目的があり、その手段として電子契約が優れた効果を発揮するという点です。

そのため、まず自社にはどのような課題があるのかを明確にし、そのうえで、その課題を解決するためには、どのような機能を持つ電子契約システムが最適なのかを検討するのがよいでしょう

関連記事一覧

  1. この記事へのコメントはありません。

CAPTCHA