【初心者必見】GMO電子印鑑Agreeの使い方とは？

政府が推し進める働き方改革や、いまだ終息の糸口さえ見えない新型コロナウイルス感染拡大の影響により、多くの企業でテレワークの導入が進んでいます。そこで大きな注目を集めているのがペーパーレスによる契約の電子化です。紙書類の確認や押印のためだけにオフィスに出社する必要がなくなるため、テレワークには欠かせない施策の一つとなっています。そこで、今回は電子契約を提供するサービスである「GMO電子印鑑Agree」について、特長や登録方法、使い方をお伝えします。

電子印鑑Agreeの特長とは？

電子契約サービスはさまざまな企業から提供されていますが、ここでは、GMOの電子契約サービス「電子印鑑Agree」の特長についてご説明します。

身元確認済み 高度電子署名にも対応

電子契約では、通常の契約時同様、署名、捺印が必須です。その代わりとしてメール認証のシステムログで本人性を担保する「電子署名」が利用可能です。GMO電子印鑑Agreeでは、この電子署名タイプに加え、「身元確認済み高度電子署名」にも対応しています。これは、より法的効力やガバナンスを重視した契約に使えるもので、電子認証局によって厳格に本人確認・発行された電子証明書で本人性を担保します。

扱いやすい検索、文書管理機能

法的に電子契約を成立させるための要件の一つに、「電子化されたデータが迅速に提示、もしくは印刷できるようにしておくこと」があります。GMO電子印鑑Agreeでは、キーワード検索に加え、契約書名、相手方、締結日、有効期限、契約金額の範囲指定など、多様な検索条件ですぐに目的の書類を見つけ出せます。

さまざまな業務システムとの連携

一般的に契約業務は経理や営業管理、顧客管理システムなどとの連携が欠かせません。GMO電子印鑑Agreeでは、オプションパックでさまざまなAPI連携のほか、SalesforceやKintoneとの連携が可能で、さらなる業務効率化を実現します。

GMO電子印鑑Agreeの登録方法とは？

それでは、GMO電子印鑑Agreeを導入する際の登録方法についてご説明します。

お申込みフォームでの情報入力

GMO電子印鑑Agree公式サイトにある「お申込みフォーム（https://secure.gmo-agree.com/requestForm/）」で必要事項を入力します。入力する内容は次のとおりです。

・会社名・部署名（任意）

電子印鑑Agreeは個人・法人のどちらでも利用可能です。法人で申し込む際は会社名と部署名の入力をします。ただし、法人であっても入力は任意です。

・氏名・フリガナ・郵便番号・住所・電話番号・メールアドレス（必須）

・申込みプラン（基本プラン）（必須）

・申込みプラン（オプション）（任意）

・お支払い情報（必須）

・請求書送付先情報（郵送を選択した場合必須）

入力する情報は以上です。その後、アカウント発行のお知らせがくるので、そこに記載されているIDと仮パスワードでサービスにログインし、アカウント登録が完了です。

設定

身元確認済み高度電子署名のプランで申し込んだ場合、アカウント登録の後、署名者ユーザー設定、電子証明書申請、印影登録、PINコード登録を行います。

GMO電子印鑑Agreeの使い方とは？

アカウント登録と設定が済んだら、実際に使ってみましょう。ここでは簡単に使い方の説明をしていきます。

契約書の作成

GMO電子印鑑Agreeでは、頻繁に利用する契約書をテンプレートとして登録することができます。これにより、必要に応じて毎回アップロードをしなくても、GMO電子印鑑Agree内でテンプレートを呼び出し、必要箇所だけに入力すれば契約書の作成が可能です。また、登録したテンプレートは署名位置やチェックボックス位置の修正など、細かいカスタマイズも簡単に行えます。

契約書への署名

契約書を作成したら、手書き、もしくはテキスト入力どちらかの方法で署名をします。どちらも当該のURLを開くだけですぐに入力できます。そのうえ、契約当事者全員のクラウド上での署名が可能です。

また、署名が完了すれば、決済権を持つ上司や関係者にメールで通知されます。これにより、社内の承認を得てから押印する、自社と取引先、双方の署名が完了した文書を回覧するといった従来の押印ワークフローも大幅な効率化が実現します。

ほかにも、作成した契約書を送信する際にアクセスコード（パスワード）を設定し、それを電話やSMS、チャットなどを使って伝えることで署名者本人であるという証拠力強化が可能です。

文書管理

契約を終えた文書はすべてGMO電子印鑑Agree内で種類や管理部署ごとにフォルダによる管理が行えます。また、リマインド通知設定（文書ごと）を行えば契約の更新・解約漏れを防ぐことも可能です。

まとめ

GMO電子印鑑Agreeは、そのほとんどの作業をクラウド内で完了させられるため、テレワークの導入が容易になるメリットもあります。さらに紙文書で同じ作業を行うのに比べ、大幅な業務効率化、迅速化が図れ、生産性向上にも大きく貢献します。電子契約導入を検討している際には、GMO電子印鑑Agreeを選択肢の中に入れてみてはいかがでしょう。