電子契約利用を取引先に断られてしまった時の対応法はどうするべき?

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これまで日本ではなかなか普及しなかった電子契約ですが、新型コロナウイルス感染拡大防止策として、テレワークを導入する企業が増加。これによりペーパーレス化が進み、電子契約を取り入れる企業も増えつつあります。しかし電子契約は取引先の合意がなければ進まないため、思ったように進まないケースも少なくありません。そこで、今回は電子契約の利用を取引先に断られた際の対応方法についてお伝えします。

 

電子契約を進める上で必要不可欠なこととは?


日本情報経済社会推進協会が2020年6月に発表した「企業IT利活用動向調査2020」によると、複数の部門、取引先との間で電子契約を採用している企業は、2018年の21.2%から2020年は18.2%と2%の減少です。

しかし、これはコロナ禍以前の調査であり、4月に国が発令した緊急事態宣言でテレワーク導入企業が増加。さらに6月には内閣府、法務省、経済産業省が契約書への押印は不要という見解を示したこともあり、電子契約導入を進める企業は一気に増加しています。

株式会社ITRが2020年7月に発表した「電子契約サービス市場規模推移および予測」では、2019年の62億円が、2023年には198億円と市場規模予測は3倍以上です。

では、実際に電子契約をスムーズに進めていくには何を準備すればよいのでしょう? ここでは2つのポイントをご紹介します。

電子契約を導入するための社内調整を行う

電子契約の導入を進めるには、まず社内でのルール策定が必須です。どの契約書類で電子契約を行うのか、電子契約のアカウント管理は誰が担当するのか、業務フローはどうするかなど、電子契約を進めるためのルールを取り決めます。

ポイントは、自社の社員との契約書、雇用契約書や秘密保持契約書などから始めることです。比較的スムーズに進められるうえ、取引先との契約を電子化する際のテストにもなります。

 

取引先から理解・同意を得る

社内ルールの策定、テストを経て、次は取引先との電子契約を進めていきます。しかし、それぞれの企業で電子契約の導入には温度差があり、理解を得られないケースも少なくありません。業種によっては、ペーパーレス化が進んでおらず、現在でも紙文書でなければ契約をしないといったケースも十分にありえます。ただ、取引先の理解、同意がなければ、電子契約書の導入はかなわないため、何かしらの策を講じなければなりません。

 

取引先が電子契約を利用してくれない場合の対応策


自社では電子契約を進めていきたいものの、取引先からの理解、合意が得られない場合、どうするべきか、その対応策としては、次のようなものが考えられます。

 

電子契約の仕組みを説明する

電子契約を利用しない企業の理由の一つとして、電子化に対するアレルギーがある、仕組みをよく理解していないとなどが挙げられます。そこで、電子契約の利用を拒否する企業に対し、そもそも電子契約とはどういったものかを一から説明する機会をつくり、理解を得られるようにしましょう。

 

電子契約のメリットを伝える

取引先も企業である以上、利益を追求していかなくてはなりません。そこで、紙文書による契約から電子契約に変えれば、どういったメリットがあるかを説明します。

電子契約に変更すれば、印刷代、郵送代、収入印紙代のほか、契約書を保管するためのコストもかかります。また、通常、紙の契約書は、互いに郵送でのやり取りを行う必要があり、時間的なコストも発生します。しかし、電子契約であればその必要がなくなり、業務効率化が進むのも大きなメリットです。

また、電子契約であれば、印刷や郵送にかかるコストを抑えられるため、その分、請求額を下げられるとアピールするのも効果的でしょう。

 

 

 

電子契約を断る取引先との契約の進め方

電子契約の仕組みやメリットを説明しても、それでも電子契約を断る取引先がいないとは限りません。そこで、どうしても電子契約を拒む取引先とはどうやって契約を進めていくべきなのか、そのポイントを説明します。

 

紙の契約書と電子契約の両方で契約を行う

紙の契約書、電子契約書の両方を用意し、契約を行います。そのうえで取引先には紙の契約書、自社では電子契約書を保管します。

 

紙の契約書で契約を行い、自社ではPDF化して保管する

取引先に押印したPDFを送信し、印刷をしてもらい押印してもらったうえでPDF化して返送してもらいます。印刷した紙の契約書を取引先で保管してもらい、自社では返送されたPDFを保管します。

 

紙の契約書を送り、自社にPDF化して返送してもらう

押印した紙の契約書を送り、押印してPDF化したデータを返送してもらいます。取引先にはそのまま紙の契約書を保管してもらい、自社では返送してもらったPDFを保管します。

 

 まとめ


取引先が電子契約に応じなかった場合でも、いくつかの対応策はありますが、どれも真正性を問われた際にトラブルに発展するリスクがあります。そこで、電子契約を導入するのであれば、仕組みやメリットをしっかりと説明し、電子契約を導入してもらうようにするのが重要でしょう。

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