電子印鑑をエクセルで作る方法とは?

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請求書や見積書、履歴書などエクセルで作った文書やPDFに変換したとき、「印鑑をどうしよう」と困った経験はないでしょうか?それ以外でも、「社外秘」「禁複製」などのビジネススタンプを押印することもあります。押印を廃止する流れになりつつあることもあり、電子印鑑をデータで作りたい方も多いと思います。

そこで今回は、電子印鑑をエクセルで作る手順、電子印鑑をエクセルで作るうえでのメリット・デメリットをまとめてご紹介します。

 

電子印鑑をエクセルで作る手順


ここでは、電子印鑑をエクセルで作る手順をご紹介します。電子印鑑はエクセルで簡単に作れます。

 

図形選択して形と色を決める

最初に、図形選択して形と色を決めます。

名前入りの印鑑は、大半は円型です。エクセルシート上部にある図形の書式設定から、円形を選択します。選択した円形が電子印鑑のベースです。選択した図形の色を決めていきます。印鑑に近い朱色を選択するのが無難です。ちなみに、次にテキスト部分を入力するので、「塗りつぶしなし」を選択しましょう。

 

印鑑の名前部分を入力する

続いて、名前部分のテキストを入力します。

フォントで印鑑の見栄えが変わるので、さまざまなフォントを比較して好みに合うものを選ぶとよいでしょう。印鑑には篆書体など特殊なフォントが使われていることが多いです。篆書体はエクセルに入っていないフォントなのでダウンロードして使う必要がありますが、より印鑑らしい見た目になるのでおすすめです。

図形と名前をグループ化して保存

最初に決めた図形の中に、先程入力したテキスト部分を入れ込んで、完了したら位置調整を行います。このとき一緒に「グループ化」しておけば、枠部分とテキスト部分が別々に動きません。

完成した電子印鑑を画像ファイルで保存します。画像ファイルで保存することで、必要なときにエクセルやWordで、電子印鑑画像を貼り付けて使えます。

 

 

電子印鑑をエクセルで作るメリット


電子印鑑をエクセルで作るには以下のメリットがあります。

 

印刷や署名捺印の手間が省ける

電子印鑑をエクセルで作ると、印刷や署名捺印の手間が省けます

紙の請求書を例にして考えると分かりやすいでしょう。最初に請求書をエクセルで作成してプリントアウトします。印鑑を取り出し、プリントアウトされた請求書に押印(捺印)します。

電子印鑑があればデータ上で押印欄に作成したデータを貼り付けるだけで、簡単に押印完了し、書類が完成します。印鑑を探す手間、インク切れの心配もなくなります。

書類を郵送する必要もなくなり、業務が効率化される

エクセル上で署名捺印できるので、郵送する必要もなくなって業務が効率化されます。

エクセルで作成した請求書は電子印鑑を押したらメールで送ります。そのため、郵便ポストに投函する必要がなくなるのです。郵送する手間と切手費用がかからないので、発送作業にかかっていた時間をほかの業務の時間に充てられます。

 

無料で手軽に作成できる

電子印鑑は、エクセルの機能を使えば無料で作成できます。

エクセルに搭載されているソフトやオンラインツールには、無料で利用できるものもあります。いずれの方法でも手軽に作成できるので、一度電子印鑑を作っておけば簡単な操作で押印できるのもメリットです。

 

 

 

電子印鑑をエクセルで作るデメリット


電子印鑑をエクセルで作るには、以下の3つのデメリットがあります。

 

偽造されるリスクがある

一つ目のデメリットは、偽造されるリスクがあることです。

エクセルやPDFファイルに押印した電子印鑑は簡単にコピーできます。見た目がまったく同じ電子印鑑を第三者が使用できるので、エクセルファイルをPDFファイルに変換して送れます。

エクセルで作成した電子印鑑は、送付相手が悪用を思い付けば、簡単に偽造されてしまうのです。

 

自作のスタンプは証明能力が弱い

続いてのデメリットは、自作のスタンプは証明能力が弱いことです。

エクセルやオンラインツールで作った電子印鑑は、誰でも同じスタンプを押印できます。そのため、「誰が押印したかの確認と証明」が困難なので、証明能力は低いのです。

そうしたことを踏まえて、証拠能力が必須となる契約書などには使わず、書類の回覧や請求書などに留めておくことをおすすめします。

契約書に電子印鑑を利用したいときは、証拠能力があって高いセキュリティを持った電子契約システムの導入が必要です。

 

凝ったデザインは時間がかかる

最後のデメリットは、凝ったデザインは時間がかかることです。

エクセルで作成できる電子印鑑は、凝ったデザインで作るのは難しいのがデメリットです。操作に慣れていない方も時間がかかるのではないでしょうか。特殊な書体や細部にこだわったデザインが欲しい場合は、電子印鑑が作成できるオンラインサービスを使って作成するほうがよいでしょう。

 

 

まとめ


今回は、電子印鑑をエクセルで作る手順、電子印鑑をエクセルで作るうえでのメリット・デメリットをまとめてご紹介しました。

エクセルにもとから搭載されている機能を使って、シンプルな電子印鑑を作成できます。電子印鑑をエクセルで作成すれば、データでのやり取りが可能になるため、書類をプリントアウトして郵送する必要もなくなります。

メリット・デメリットを比べて、電子印鑑をエクセルで作ってみてはいかがでしょうか?

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