これは使える!クラウドサイン10選!

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「ハンコ文化を終わらせよう」と、政府が進めている電子契約。

インターネット上で契約が完了するので、資源節約や押印に関する人的コスト削減が期待できます。しかし、「電子契約は法的に問題ない?」「さまざま電子契約サービスがありどれを選べばよいか分からない」など、電子契約に関して悩んでいる方も多いでしょう。

そこで今回は、電子契約の基本的な機能や選び方、おすすめの電子契約サービスをご紹介します。

 

電子契約サービスの基本的な機能


最初に、電子契約サービスの基本的な機能をご紹介します。

「電子文章に電子署名」で締結する契約

電子契約は、今までの紙に押印して締結した契約書ではなく、「電子文書に電子署名」で契約を締結します。

電子契約サービスを使えば、契約締結をインターネット上で完了することが可能です。電子契約は法的な効力も認められているので、安心して導入できるのです。2020年7月に法改正された電子署名法で、 電子署名の「当事者型」「立会人型」双方とも法的に認められることとなりました。

また、電子契約で作られた契約書は、契約を締結するお互いの同意で決められます。1カ月ほどで完了する請負契約や、20年から30年続く基本契約など幅広く存在しています。書面での契約は、同意した有効期限を契約書に記載して押印や署名します。

契約書を保管しておくと有効期限まで裁判などで証拠として扱えます。ただ、電子契約の場合には、電子署名とタイムスタンプに有効期限が設定されているので注意しましょう。

 

電子証明書を必要とするのが「当事者型」

電子署名には2種類あって、「当事者型」「立会人型」に分かれています。

これらは、電子契約サービスを比較するうえで把握しておく必要があります。

当事者型は、契約する人が、印鑑証明に該当する電子証明書を取得して本人であることを証明します。認証サービスを行なっている会社に、自分の本人性が証明できる書類を提出したら、電子証明書が格納されたICカード・電子ファイルが発行されます。

セキュリティに関心を持つ企業が多く採用していることも特徴です。

 

電子証明書不要でメール認証等で本人確認する「立会人型」

立会人型は、PDF等の電子契約書をインターネット上にアップロードして、お互いが確認して合意して立ち会った事業者が、契約書の締結を確認して電子署名を行います。

当事者型は契約を締結するお互いが電子証明書を持っておく必要があり、そのたびに認証サービス事業者から認証を受ける必要があります。認証を受けるまで時間や手間がかかるので、現状使われているものは主に立会人型です。導入から契約締結までが簡単にできるので、電子契約を利用している約8割の企業が立会人型を使っています

 

 

電子契約サービスの選び方


続いては、電子契約サービスの選び方をご紹介します。

 

法的効力やガバナンス問題を重視するなら当事者型

 当事者型は電子証明書を発行するので本人性が担保されるうえ、法的効力が高いことが特長です。

立会人型はメール等での本人認証のみとなるため、当事者型と比較して本人性の担保や法的効力といった面で劣ります。そのため、訴訟リスクが発生する可能性も考慮しなければなりません。法的な効力やガバナンス問題を重視する方は、当事者型が選べる電子契約サービスを選択すると安心です。

電子契約を取り入れている企業によっては、電子証明書があるものしか契約しないという企業もありますので、そのような企業は当事者型のサービスを選択する必要があります。

 

取引先の負担軽減を求めるなら立会人型

当事者型は取引先もサービス上でアカウントを作成して、電子証明書を取得する必要があります。

一方の立会人型は、アカウントを作成する必要がないサービスがあります。メール認証で対応できるので、アカウント作成といった手間がなくなり、取引先の負担が軽減できます。

取引先の負担が少ない立会人型のほうが導入しやすいサービスといえるでしょう。

しかしながら、当事者型を選んだほうが法的効力や管理体制の強化といった点ではメリットが大きいので、どちらを選んだらよいのか分からない、取引先によって使い分けたいと思った方も多いのではないでしょうか。

これを解決したのが、当事者型と立会人型両方が使える電子契約サービスです。 2つの署名を使うことが可能となるので、自社は当事者型、取引先は立会人型と使い分けることにより、2つの署名のメリットが受けられます。「管理体制強化」「取引先の電子契約導入負担の軽減」を一挙に達成できます。

 

料金体系

料金の安さも選ぶときのポイントに挙げられます。

電子契約サービスを契約する際、同機能ならお得に安く使えるサービスがよいと考えるのではないでしょうか。電子契約サービスの料金を比較するときに確認したいポイントは以下の2つです。

・月額費用
・送信料

月額費用は月間で電子契約サービスを利用するための費用です。送信料と比べると月額費用が電子契約サービスによって差が出るので、月額費用で比べることをおすすめします。送信料とは、サービス上で契約書を送付する際にかかる費用です。契約1件ごとに費用がかかってきます。 送信料を以下にまとめました。

・当事者型:300円
・立会人型:100円~200円

送信料に関しては電子契約サービスごとでそこまで差がないので、ニーズに応じて選ぶとよいでしょう。

 

 

おすすめの電子契約サービス10選


基本的な機能や選ぶときの注意点を踏まえて、おすすめの電子契約サービスをご紹介します。

 

ホームズクラウド(株式会社Holmes)

ホームズクラウドは、契約をライフサイクルで管理できて、お互いに関連する契約が紐付けできます。

ホームズクラウドの公式サイトには、日本を代表する多くの企業が採用していることが掲載されています。部署間の連携や共有もスムーズで、契約条項分類やひな形などのテンプレート機能、契約書の管理機能も備えています。

導入事例として、契約完了までの時間が1/10以下になった、投資ビジネスにおいて契約時間の短縮に成功したなどといった事例があります。さまざまな業種で活躍していることも、ホームズクラウドの特長です。

複雑な契約をクラウドで一元管理できることがメリットで、サービスを総合的にサポートしている電子契約サービスを求めている方におすすめです。

月額料金はミニマムプランで3万円から、スタンダードプランで10万円からとなってます。

 

Adobe Sign(アドビ株式会社)

Adobe Signは、PhotoshopやIllustratorで知られるアドビが展開している電子契約サービスです。

契約や承認のスピード向上だけではなく、印紙税や作業コストの削減、また、安全で効率的な署名文書管理ができます。アドビ製品のPhotoshopやIllustratorなどとの相性がよいので、いつも使い慣れているツールを使って管理できることもメリットとして挙げられます。

組み込まれている「Acrobat Pro DC (電子サイン機能標準搭載)」を使えば、署名依頼の送信やステータストラック、電子サインの回収が簡単に行えます。クリックやタップ、スワイプするだけで文書への署名も簡単にできるのです。

ライセンス費用もユーザー数によっては月額1万円以下で利用できるプランがあり、他の電子契約サービスと比べて格安です。そうした面で、できるだけライセンス費用を抑えたい方におすすめです。

また、7日間無料でお試し体験もできますので、導入前に使用してみることも可能です。

NINJA SIGN(株式会社サイトビジット)

NINJA SIGNは、電子契約の締結数無制限かつ定額で運用できます。

作成依頼から契約締結、保管まで契約書のワークフローが可視化できます。一連などが分かるので、管理がしやすくなります。

サービス上で締結した契約書だけではなく、これまでの紙の契約書も一括で管理することができます。格納した契約書はいつでも検索と閲覧ができるので、重要な契約書がすぐに表示されます。リマインド設定もあり、管理機能が充実していることがおすすめしたい理由です。

公式サイトに掲載されている事例を見ると、新型コロナウイルスの影響でリモートワークに切り替わったことで導入を決めた企業もあります。今まで要していた書類のやり取りの手間が大きく短縮されたそうです。

無料プランが用意されているため、試しに使ってみることも可能です。

 

BtoBプラットフォーム契約書(株式会社インフォマート)

BtoBプラットフォーム契約書は、BtoB専門で20年を超える実績がある会社が運営しているサービスです。

社内稟議の起案・承認、契約締結、契約書の管理まで、BtoBプラットフォーム契約書のワークフローシステムを利用することで簡単に行うことができます。

秘密保持契約書や工事請負契約書、賃貸借契約書などさまざまな契約書のやり取りに使えます。新たな機能として、契約書の有効期限のアラート機能が追加されました。

セキュリティ強化オプションもあるので、契約書紛失や改ざん、情報漏えいなどに恐怖を感じている方におすすめです。

電子契約機能のみのシルバープランで月額1万円から、契約書の電子保管を件数無制限で利用できるゴールドプランは月額3万円から利用できます。

WAN-Sign(株式会社ワンビシアーカイブズ)

WAN-Signは、日本通運グループが提供しGMOインターネットグループとの共同開発で誕生した電子契約サービスです。

電子契約と従来の書面契約を取引先別でフォルダを作成し、管理することが可能です。また、社名変更が発生しても更新機能を利用し、簡単に情報を更新できます。

併せて、セキュリティや内部統制機能も充実しています。情報漏えいなどのリスクを防ぎたい方におすすめの電子契約サービスです。

無料プランと有料プランが準備されていて、契約件数や保管書類数に応じて対応できるのもWAN-Signの特長です。

 

かんたん電子契約 for クラウド(セイコーソリューションズ株式会社)

かんたん電子契約 for クラウドは、テレワークや押印廃止、電子取引を支援するクラウド型電子契約サービスです。

クラウド上で契約が完結するので印紙税や郵送費などのコストも削減できます。タイムスタンプ機能で非改ざんの証明もできます。電子契約では改ざんも気になりますが、改ざんしたかどうかの確認ができるのはメリットです。

「物理的な制約がなくなり大幅に業務が効率化された」「書類が手元に届く時間が短縮されてお客様へのサービス向上に繋がった」など、喜びの声も届いています。

他の業務システムとの自動連携機能も搭載しているので、わざわざログインする手順も省けて業務効率化に繋がります。

 

GMO電子印鑑Agree(GMOクラウド株式会社)

GMO電子印鑑Agreeは、他の電子契約サービスと一線を画すサービス内容です。

弁護士監修で法的効力があるので、契約時や契約後に起こりうるトラブルにも対応できます。

GMO GlobalSignとの連携もポイントです。GMO GlobalSignは世界で7社しかないルート認証局です。信頼性が高いセキュリティで安心安全な電子契約が進められるのです。

採用するために欠かせない知識を共有するため、セミナーも定期的に開催しています。実際に運用している企業からレクチャーを受けて確実に運用したい方におすすめです。

お試しフリープランから、要望に応じてカスタマイズできるエンタープライズプランまであります。

 

paperlogic(ペーパーロジック株式会社)

paperlogicは、電子稟議や電子契約、電子書庫3つの電子サービスを展開する電子契約サービスです。

書類を持参して押印する、社内の従来のやり取りを電子稟議で省略します。大事なセキュリティ対策も万全で、電子署名とタイムスタンプの併用もポイントです。電子契約に関する法律に則って、安全に電子保存できます。

最近では、士業による「DXコンサルティング」もスタート。書類のデジタル化に何が優先なのか、投資効果を最大限に引き出すための施策を提案してくれます。

「契約がどこで止まっているのか」も可視化できます。進捗状況を踏まえて確認を促せるので、締結までのスピードが各段に向上するのです。「契約を安全に早く終わらせたい」方におすすめの電子契約サービスです。

月額料金は2万円から、契約数や電子書庫の容量に応じて選択可能です。

 

クラウドサイン(弁護士ドットコム株式会社)

クラウドサインは、サービス提供開始して以来50万社を超える企業や組織が利用している電子契約サービスです。

大きな特長は、弁護士が法律に基づいて監修している電子契約サービスである点です。

セキュアな保管機能もポイントで、コンプライアンスの強化にも役立ちます。

保存した契約書名や企業名、日付や金額などのさまざまな条件検索もできます。「契約書を検索して表示したい」方におすすめの電子契約サービスです。

1ユーザーのみ利用可能な無料プラン、ユーザー数無制限の有料プランは月額固定費1万円から、必要な機能により異なります。

Hubble(ハブル)(株式会社Hubble)

Hubbleは、MicrsoftのWordやPDFの一つのファイルをHubble上で管理できる点が大きな特長です。

変更されたファイルをバージョン管理できるうえに、修正したドキュメントの変更箇所も自動差分表示されます。「この書類はいつ変更されたんだろうか?」と気になる点にも対応しています。

ちなみに、契約書に関係した締結日や更新日などの情報も記入して管理できます。慣れたツールで効率的に作業したい方におすすめしたい電子契約サービスです。

無料プランから、個別でカスタマイズできるエンタープライズプランまであります。

 

 

 

まとめ


今回は、電子契約の基本的な機能や選び方、おすすめの電子契約サービスをご紹介しました。

電子契約サービスは、従来行われてきたやり取りをインターネット上で解決できます。「当事者型」「立会人型」に分かれていて、ニーズに合わせて選ぶことがポイントです。

ご紹介した10の電子契約サービスもそれぞれ特長があります。業務効率化とコスト削減が期待できる電子契約サービスで、毎日の業務を短縮してみませんか?

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