電子印鑑にBtoBプラットフォームが選ばれる理由とは?

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「電子契約」の導入で仕事効率がぐんと上がる企業が増える一方、何から始めてよいのか、どこのサービスがよいのかと導入を検討中の方も多いのではないでしょうか。

ここでは、BtoB専門で20年の実績を誇る「BtoBプラットフォーム契約書」についてまとめてみました。

 

電子契約システムを導入するメリットとは


電子契約とは、ネット上で交わす契約です。

電子署名やタイムスタンプを付与した電子ファイルを使います。ここでは、電子契約を導入するメリットを3つご紹介します。

コストと管理スペースの削減

電子契約は紙面の契約書の郵送が不要になります。

郵送料・印紙税・紙面代・インク代がかからないので、大幅なコスト削減につながります。加えて、紙面管理で使うスペースも不要なので社内空間がスッキリします。

 

契約時間の短縮

取引先とクラウド上でのやり取りになるため、契約時間が1日もしくは数時間もかかりません

契約書の進行状況や郵送待ち、郵送準備の時間などといった各行程の手間も省かれます。ワークフロー機能を使えば社内稟議も素早く行えます。一連の流れに要する時間が短縮されて仕事の効率化が期待できます。

コンプライアンス強化

電子契約システムを導入することは一つのステータスになり、取引先からの安心・信頼につながります。

電子契約は電子署名とタイムスタンプにより、契約内容の改ざんリスクが最小化されます。タイムスタンプとは、タイムスタンプに刻印されている時刻以前にその電子データが存在、改ざんをされていない、と証明するものです。

クラウド上での管理になるため契約書類の紛失や漏洩防止、「誰が・どの契約書を・いつ・どこに」書き込んだのかが明確に管理できます。

 

BtoBプラットフォームの機能・料金は?

 

ここでは、BtoBプラットフォーム契約書の機能や料金体制をご紹介します。

契約書発行・締結・管理機能

契約書の発行から契約締結、契約書の管理や自社保管、参照者設定や押印機能など権限管理で社内でも安心です。

取引先による電子署名不要機能や差し戻し機能もあり、基本的なものだけでなく便利機能も充実しています。アラート機能を使えば、期限の何日前からアラートを出すかを設定できます。この機能は契約書ごとに設定・変更可能。自社担当者・作成者・管理者にメールで送信されるので更新漏れを防げます。

ワークフロー機能

主に社内管理機能です。

社内稟議をクラウド上で申請・承認・却下・差し戻しできます。テンプレート機能で契約書作成時間の短縮が可能。グループ管理機能により管理者を明確化し関係者以外の目に触れないので、情報漏洩を最小限に抑えられます。

料金体制

料金体制は次の通りです。

 

a,契約書プラン

・お試し月額0円~のフリープラン

・電子契約機能のみ月額1万円~のシルバープラン

・電子契約と自社保管無制限機能月額3万円~のゴールドプラン

電子契約数によって内容が変わってくるのも選びやすいポイントです。

b,ワークフロープラン

・無料プラン

ID制限あり・1企業3ライセンスまで。

・月々300円プラン

10ライセンスから利用可能。社内稟議を効率よくデータ化したい方にお勧めです。

BtoBプラットフォーム契約書の流れとは?


BtoBプラットフォーム契約書までの流れは3ステップ。クラウドだと契約業務が素早く安全に完了します。

 

契約書ファイルをアップロード

クラウド内に契約書ファイルをアップロードします。

電子署名やタイムスタンプを付与した電子ファイルなので、安全と信頼性の高い契約書です。書面に関する法令が全く存在しない、e文書法など電子化に関する法令に適合する書類であれば電子契約が可能です。

締結依頼

取引先に締結を依頼します。取引先による電子承認が不要な契約書類を任意発行できます。

※秘密保持契約書・業務委託契約書などの相互契約が前提の場合を除きます。

締結

取引先に締結されたら完了です。

契約書の出力、社内での確認や押印、封入や郵送など、自社と取引先ともに手間や時間が大幅に省けます。

アラート機能を使えば契約期限の更新漏れを防ぐので、契約後も安心して保管・管理できます。

まとめ


業種や規模に関係なく、多くの企業が導入している電子契約システム。

電子文書なのでネット上の保管となります。業務効率化・コンプライアンス強化もできるなど、時代に合ったサービスです。不安な方は無料プランから始めてみてはいかがでしょうか。この機会にBtoBプラットフォームの導入をご検討ください。

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