電子署名取得に必要なものとは?

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電子署名取得に必要なものとは?

公的な手続きのオンライン化が進み、さまざまなツールが使用されるようになりました。

その中でも、直接押印しなくても契約が完了できる「電子署名」が注目を集めています。

ここでは、電子署名の基礎知識やメリットデメリット、手続きの流れなどご紹介します。

 

電子署名とは何?


 

電子署名とは

電子署名とは、押印に代わる本人確認機能です。

ネット上で本人だと信用性があり、第三者の介入を防ぐ役割を持ちます。電子署名でオンライン上での契約書や公的手続きが可能になり、電子署名が付いたデータは「名義人本人の意思により正式に作成されたもの」とみなされます。

電子署名を取得するには、後ほどご紹介する「電子証明書」が必要です。

 

電子署名のメリット

①直接出向かなくてもネット上で契約・手続きできます。移動時間がなくなり手続きが早く完結する。

②コスト削減・保管が簡単

交通費や印紙税、取引額に応じた収入印紙代が削減されます。

また、用紙代・印刷代・インク代・郵送料、保管スペースも大幅に削減。全てネット上で管理できます。契約書の紛失や改ざん・更新漏れも防ぐので管理者も安心です。

 

電子署名の注意点

①一部には使用不可

書面での契約が法律上義務付けられているものがあります。

一部の不動産・投資信託などには使用できませんが、一般企業で扱う大半の書面には使用できます。

 

②取引先による

電子署名を導入していない企業もあります。

取引先が電子署名を導入していない場合には、取引先に電子署名への参加打診などが必要です。

 

③月額利用料とのバランス

サービスによって利用料が変わってきますが、月額利用料が1アカウントごとに発生します。

電子署名の使用頻度によってはコストが発生するので、ある程度の見通しが必要です。

 

 

電子署名を取得するまでに必要な「電子証明書」とは?


 

電子証明書とは

電子証明書とは、電子署名を行なった人が電子上で「本人であることを証明するもの」です。

電子証明書が発行された上で電子署名を取得できます。電子証明書は基本的に認証局で発行しており、法人と個人で必要な書類や発行の流れが変わってきます。

法人では事業所や本店がある地域の登記所が発行していて、個人ではマイナンバーカードに電子証明書が組み込まれています。

 

2つの認証局がある

電子証明書を発行する認証局には、「パブリック認証局」「プライベート認証局」があります。

パブリック認証局で発行される電子証明書は、取引先や外部とのやり取りに使います。一般的なウェブブラウザやメールソフトに組み込まれていて、インストールなしで手軽に使えます。

プライベート認証局で発行される電子証明書は、事業会社などが社内や限られたネットワーク内で使います。インストールなど事前準備が必要です。

 

形式と選び方

電子証明書には「カード形式」「ファイル形式」2つの形式があります。

個人が使用するマイナンバーカードはICカード形式と呼ばれていて、既に電子証明書が組み込まれています。使うときはカードリーダーに読み込ませます。

登記所や民間事業が発行する電子証明書には、それぞれのデバイスにインストールするファイル形式もあります。カード型は持ち運び便利で複数が使用できます。

ファイル型はデバイスのみ使用できるので、決められた人だけが使う場合におすすめです。

電子署名取得までの流れとは?


電子署名取得までの流れ

 

電子署名を行うには電子証明書が必要です。

電子証明書は取得する人や用途によって変わりますが、個人はマイナンバーカードの申請で取得できます。

 

電子証明書の申請

①専用のソフトウェア「商業登記電子認証ソフト」でダウンロード※法務省HPからダウンロードできます。

②①を使い2つのファイルを作成

・証明書発行申請書ファイル※登記所に提出するので、作成したらコピーしておきます。

・鍵ペアファイル

③登記所へ申請する

ここでは以下の3つを提出します。

・電子証明書発行申請書※登記所に届け出た印鑑で押印し、収入印紙または登記印紙を貼り付け

・証明書発行申請ファイル

・法務局印鑑カード

申請が終わると、「電子証明書発行確認票」が発行されます。

 

証明書をダウンロード

再度商業電子認証ソフトで電子証明書をダウンロードします。

ここでは以下の3つが必要です。

・電子証明書発行確認票に記載されているシリアル番号

・鍵ペアファイル

・鍵ペアファイルのパスワード

これらを入力し、インターネット経由で電子証明書をダウンロードできます。

 

まとめ


電子署名を取得するには電子証明書が必要です。

事前にメリットやデメリット、取引先への確認などを行うと安心です。これからはネット上での公的手続きが進むと予測されています。業務効率化として電子署名で仕事効率を高めませんか。

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