電子契約で取り入れられているセキュリティ対策とは？

インターネットの普及やクラウドサービスの多様化により、ビジネスにもデジタル化の波が大きく押し寄せています。すでに多くの企業で活用されている電子契約も今後、さらに普及していくでしょう。そこで、重要となるのがセキュリティ対策です。具体的にどういった対策が考えられるのでしょう。

電子契約の仕組みとは？

業務効率化や生産性向上を目的に政府は積極的にビジネスのデジタル化を推奨しています。特に2001年以降は、電子署名法や電子帳簿保存法など、電子契約を行ううえで欠かせない法律の整備が進められ、多くの企業で導入されるようになりました。

一般的な電子契約の方法

従来、紙の文書で行われていた契約は、当事者同士が紙の契約書に署名捺印することで、合意したことを証明するものとしていました。電子契約も基本的にはこれと変わりません。異なるのは、紙の契約書が電子化されている点。そして、電子化された文書をインターネット上でやりとりする点です。

具体的な電子契約の方法は、互いに契約内容に合意したら、電子化された契約書に電子署名を施し、契約を締結。その後、企業のサーバー、もしくはクラウドサービスで保管、管理をします。

電子契約のメリット

　電子契約を行う最大のメリットは、契約に至るまでの時間短縮と効率化です。紙の契約書の場合、作成、印刷、署名捺印の後、郵送、確認、署名捺印の後、再送、受取といった手順が必要でした。しかし、電子契約であれば、印刷、郵送、再送の手間がかかりません。これにより、契約までの大幅な時間短縮と効率化が実現します。

電子契約のもう一つのメリットはBCP対策になる点です。電子化した契約書は通常、クラウド上で管理します。そのため、地震や火災によって焼失・紛失するリスクが減り、BCP対策として大きなメリットがあります。

また、電子契約であれば、相手側と直接対面する必要も最小限に抑えられるため、出張宿泊費や交通費の削減に加え、新型コロナウイルス感染の防止にもつながります。

電子契約で取り入れてるセキュリティ対策とは？

従来の契約に比べ、さまざまなメリットがある電子契約。しかし、問題がないわけではありません。そのなかでも大きいのがセキュリティ対策です。具体的にはどういったリスクがあり、どういった対策が必要なのでしょう？

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紙の契約に比べセキュリティリスクの少ない電子契約

セキュリティ対策というと、電子契約は従来の契約に比べリスクが高いと思われるかもしれません。しかし、基本的には電子契約のほうがセキュリティリスクは低いといえます。その理由は、紙の契約書に比べ、紛失、盗難、改ざんのリスクが軽減される点にあります。

紙の契約書は多くの場合、社内の書庫に保管されます。もちろん、鍵がかけられる書庫ではありますが、それでも紛失や盗難のリスクは少なくありません。これに対し、電子化された契約書はサーバーやクラウドで保管されるため、仮に盗難された場合でも足跡が残るうえ、セキュリティ対策も二重、三重に施され、安全な保管が可能です。

電子契約のセキュリティ対策

紙の契約書に比べ、厳重な管理が可能な電子契約。しかし、それでも100%安全なわけではありません。そこで、電子契約でもセキュリティ対策は欠かせませんが、主な対策としては次のようなものが挙げられます。

・クラウドサービスの活用

社内のサーバーはセキュリティ対策を行うのにコストがかかるうえ、管理者が必要となるため、対策がしっかりと施されたクラウドサービスを活用します。そのうえで、アクセスできる社員を限定し、管理を徹底します。

・デジタル署名の徹底

公開・プライベート鍵による暗号方式の電子署名を使い、電子化された文書の偽造、改ざん、なりすましを防ぎます。

まとめ

電子契約でのセキュリティ対策でもっとも重要なことは、社員に対するセキュリティ教育です。どんなに厳重な管理を行なったとしても、それを利用する社員にセキュリティ意識がなければ、情報漏えい、資料改ざんといったリスクは大きくなるばかりです。

ハード面で対策をしっかりとることは当然ですが、それと同時に社員に対する教育の徹底が、電子契約においてのもっとも重要なセキュリティ対策といえるでしょう。