Time Crowdで効率化と生産性アップする?

タスク管理ツール

テレワークでは労働者の管理が難しいという側面がありますが、管理ができないわけではありません。確かにオフィスで直接指導する方法はシンプルで良いかもしれませんが、さまざまな理由からそうも言っていられません。

今回は、そんなテレワークでも適切な労働管理を行うためのツール「Time Crowd」についてご紹介していきましょう。

 

TimeCrowdとは


TimeCrowdとは、タスクの時間や「誰が何をやっているのか」「何にどれくらいの時間がかかっているか」ということを見える化するためのツールです。基本的にGoogle Chromeのブラウザ上で動かすことができますが、iPhoneやAndroidアプリとして使うことも可能であるため非常に導入が簡単なことが特徴です。

 

・導入が非常に簡単

TimeCrowdはiPhoneやAndroidアプリとして利用することもできますし、ブラウザ上でも動作させることが可能になっています。また、わざわざアカウントを作らずともGoogleアカウントを持っていればそのままログインすることも可能であるため、非常に簡単に導入を進めることが可能です。

 

・メンバーの動きが見える化できる

TimeCrowdは、「チームのメンバーが今現在どのようなタスクを行っているのか」ということをリアルタイムで管理することができるプラットフォームです。タスクの時間を見える化することで、適切にメンバーのタスク管理を行うことができます。また、リモートワーク特有の「今電話に出られる状態にあるか?」という確認もTimeCrowd上で済ませることができるため、生産性の向上にもつながります。

 

・レポーティング機能が便利

TimeCrowdには多数のレポーティング機能が備わっており、例えばメンバーの月給などを登録しておけば、そのタスクにどれくらいのコストを費やしたのかということをレポーティングすることが可能になります。「無駄な作業になっていないか」「費用対効果のあるタスクなのか」ということを管理することで、業務効率化や適切なタスク割り振りを実現することが可能になります。また、レポートをうまく活用することで適正な人事評価をすることも可能になるでしょう。

 

 

 

TimeCrowdの機能とは


TimeCrowdには、以下のような機能が備わっています。

メンバー機能

現在稼働中のチームメンバーを確認することができます。テレワーク中の労働者やオフィスで同じ環境にいる労働者、または別の支社にいるメンバーまで全てのチームメンバーの管理を行うことが可能になります。

 

・単価計算

チーム、ユーザーごとに単価を設定することが可能です。単価を登録しておくことで「このタスクにはどれくらいの金額がかかったのか」ということを見える化することができるようになり、コストを意識した管理を行うことができるようになります。

 

・他ツールとの連携

例えばSlackと連携して作業履歴を通知したり、Googleカレンダーと連携してTimeCrowd上に記録したタスクを表示させたりすることも可能です。例えば一日の終業時にその日の作業内容を報告させることは多いと思いますが、TimeCrowdを利用することで、業務報告も不要になるかもしれません。

 

 

 

TimeCrowdで効率化と生産性がアップする理由について


以下では、このTime Crowdを駆使すれば、どのように業務効率化を行うことができるのか、なぜ生産性が向上するのかということについて具体例を挙げながら説明していきましょう。

 

作業の無駄を削減できる

時間を適切に管理することで、「利益にならない無駄な作業」が明確になります。タスクの時間を見える化することで、本当に必要な作業なのかを判断することができるようになり、業務効率化につながるでしょう。

また、最近はさまざまな自動化ツールが出てきていますが、こういったツール導入検討時にも、「この作業を自動化できれば、どれくらいの時間を確保できるのか」という合理的な判断を下すことができるようになります。

 

・適切なタスクの割り振りができるようになる

人によって能力やスキルが異なるのは当たり前ですが、このスキルや能力を適切に把握して適切な人材に適切なタスクを割り振るのが管理者の仕事です。作業時間を見える化することで、このタスクの割り振りの精度を高めることが可能になりますので、チーム全体の生産性向上が見込めるようになります。

 

・時間コストの意識が強くなる

管理者の方の中にも、経費節約には余念がないのに、内部リソースを使うことに関してコスト意識が低い方も意外と多いと思います。例えば、数千円の経費節約のために時給2,000円の労働者を1時間使ったとしましょう。これでは本末転倒です。TimeCrowdのレポーティング機能を使えばこういった管理者に対してコスト意識を強く持たせることが可能になります。

こういった意識の定着は結果的に生産性向上をもたらすでしょう。

 

 

まとめ


今回は、テレワーク環境下で適切に業務管理を行うことができるツールであるTimeCrowdについてご紹介してきました。時代の流れに適応した柔軟な働き方に対応できるよう、こういったツールの活用を検討してみてはいかがでしょうか?

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