Web会議疲れを改善するために見直すポイントとは？

新型コロナウイルス感染拡大の影響により、多くの企業で導入されたテレワーク。在宅でオフィス同様の業務が可能というメリットがありますが、課題も少なくありません。今回はそのなかでも、Web会議の課題点と克服方法をお伝えします。

Web会議が疲れやすい理由とは？

2020年5月11日、株式会社Lightblue Technologyが行なった「Web会議における意識調査」。このなかで、「実際に対面式の会議をするより、Web会議のほうが疲れますか？」という問いに対し、55%が「そう思う」と回答しています。

なぜ、Web会議は対面式の会議より疲れるのか？　その主な理由としては次のような点が考えられます。

Web会議だと発言がしにくい

全員が同じ場に集まる対面式の会議であれば、その場の雰囲気もつかみやすく、発言のタイミングがずれることもありません。しかしWeb会議は、そもそも「場」がなく、システム上の問題で若干の遅延が発生するケースも多く、ほかの人と発言が被ったり、タイミングを逸したりといったことが増え、それが疲れにつながります。

対面式の会議よりも長時間になる可能性が高い

Web会議導入前は、対面式の会議よりも短時間で済むといったイメージがあったかもしれません。しかし、実際には接続に手間取って開始までに時間がかかる、全員が自宅からの接続だと会議室のように次の予定のために場所を空ける必要がなくなるなど、思いのほか、長時間に及んでしまうケースが少なくありません。

常に集中していないと話についていけなくなる

対面式でもWebでも会議に集中するのは当然と思われるかもしれません。しかし、Web会議は、通信環境や音量設定の問題もあり、対面式以上に集中していないと相手の声が聞き取れない場合があります。

Web会議で疲れないためのポイント

対面式に比べ疲れやすいWeb会議。ではどうすれば克服できるのか、そのポイントは次のとおりです。

発言は挙手制ではなく指名制にする

Web会議は参加者の発言のタイミングをつかみにくいため、発言を挙手制にすると収拾がつかなくなる可能性が高まります。そこで、発言はすべて指名制とし、司会者が状況を見つつ、参加者に意見を求めていくようにします。

また、Web会議システムの種類にもよりますが、アンケート機能や挙手機能などがあれば、それを活用するためのルールを事前につくり、周知しておいてもよいでしょう。

資料の事前配布、トラブル対応マニュアルの作成

Web会議の長時間化を防ぐには、事前に会議で使用する資料を配布し、内容を把握してもらう、接続トラブルに対応するマニュアルを用意し、少し早めに接続しておくなどが効果的です。

環境整備の徹底

有線LANを使用する、Web会議システム以外のアプリを閉じる、PCに付属しているマイクやスピーカーは使わないなど、利用環境や音声の整備を徹底します。また、録画機能を使い、会議中はメモを取らず、相手の話に集中できるようにすることも効果的です。

ほかに、Web会議は参加者を絞り、それ以外のメンバーにはあとで録画したものを共有するのもトラブルを回避する方法の一つです。

まとめ

Web会議は対面式の会議に比べ気軽に行えるため、頻繁に利用してしまうのも疲れてしまう要因の一つです。環境整備やルールつくりをしっかりと行うといった企業側の対応に加え、会議前後に休憩を取る、連続でWeb会議の予定を入れないなど、自己管理にも気を付けることが疲れないためのポイントとなります。