BYODをテレワークで活用する際の注意点とは？
テレワークの導入を進めていくうえで、ポイントの一つとしてモバイル端末の活用があります。今回はそのなかでも特にBYODについて、そのメリット、デメリット、導入時の注意点をお伝えします。
BYODって何？
BYODとは、ブリング・ユア・オウン・デバイスの略称で、日本語では私物端末の業務利用と訳されています。つまり、社員個人がプライベートで利用しているパソコンやスマートフォン、タブレットなどの端末をビジネスでも利用することをいうものです。
なぜ、個人所有の端末をビジネスでも使うようになっているのか、その背景には次のような点が考えられます。
テレワークの普及
政府が主導して進めている働き方改革や、2020年、世界中で猛威を振るっている新型コロナウイルス。これらの影響でテレワークを導入する企業が急激に増加しています。
また、それ以前からモバイル端末を使い、外出先からでも社内の資料やメールにアクセスし、業務効率化を目指す動きは活発化しています。もはやビジネスにモバイル端末は欠かせないものとなっているのです。
ネットワークやツールの進化、クラウドサービスの台頭
以前であれば、外出先での通信環境は整備されていない場所が多く、モバイル端末で業務を行うことは非常に困難でした。しかし、ネットワークやポケットWi-Fiなどのツールが進化したため、どこにいてもオフィスと変わらない業務が可能になりつつあります。
また、サーバーやストレージなどクラウドサービスの台頭もモバイルワークの可能性をさらに高めています。
社員の利便性向上
テレワークを行うための環境が整いつつある現状において、より社員の利便性を上げるには、複数端末を持つより、一台のほうが効率的です。そうした背景もあり、BYODが注目を集めるようになっているのです。
BYODのメリット・デメリット
テレワークのなかでも特にモバイルワークにおいて大きな効果を発揮すると注目を集めているBYOD。具体的にはどういったメリット、デメリットがあるのでしょう。
BYODのメリット
・コスト削減効果
企業規模にもよりますが、企業が社員に対してパソコンやスマートフォン、タブレットなどを用意して貸与するとなるとかなりのコストがかかるでしょう。
それよりも社員が個人所有している端末を使えば、企業側ですべて用意するよりも大きなコスト削減効果があります。
・業務効率化
企業がすべての端末を用意する場合、コスト削減のため、特定の機種に限定せざるをえません。しかし、その機種を使ったことのない社員がいれば、設定や使い方などのサポートが必要になり、余計な手間が発生します。
これに対しBYODであれば、元々自分が使っている端末を使えるため、サポートの手間がなくなり、業務効率化が実現します。
・シャドーIT対策
BYODを導入していない場合であっても、自分の業務を個人所有の端末を使って行う社員は少なからず存在するでしょう。しかし、BYODを導入していなければ、企業側はそうした社員の動きを把握できません。そのため、もしその端末が紛失、盗難した場合、知らない間に情報漏えいしているリスクも発生します。
しかし、BYODを導入し、企業側で個人端末の管理をしていれば、そうしたリスクを大幅に軽減可能です。
BYODのデメリット
・社員のプライバシー侵害につながる場合がある
いかに効率的とはいえ、プライベートでも利用する端末を会社に管理されるのを嫌がる社員は少なくありません。BYODを導入するには、個人端末に管理アプリを入れる場合もあるため、社員の反発がある可能性は高いでしょう。
また、プライベートでスマートフォンを使っている際に会社からの連絡があれば、それが社員のストレスにつながってしまうリスクも増大します。
・ルールの統一化、理解が困難
個人所有のほうが使い勝手がわかるのでサポートの手間がかからないメリットがあるとしましたが、利用端末がバラバラのため、ルール統一化が困難になるデメリットがあります。
また、社員間でITリテラシーに差があるため、ルールを理解できず、情報漏えいやウイルス感染といったセキュリティリスクにつながる可能性も増大します。
BYOD導入時の会社側の注意点とは
では、実際にBYODを導入するには、どういった点に注意すればよいのでしょう。
ガイドラインの作成
統一ルールの作成は困難ではありますが、やはり一定のルールがないとリスクが高まってしまうため、できるだけ誰にでもわかりやすいガイドラインの作成が求められます。
セキュリティ対策
ウイルスソフトや一括管理アプリのインストールなど、セキュリティ対策を施したうえで、定期的な教育活動も行います。
補助費の支給
社員のなかには、個人所有の端末を業務では使いたくないといった反発も考えられます。そこで、毎月の使用料の一部を負担するなど、補助費を支給し、理解を求めるようにします。
まとめ
BYODは企業側、社員側どちらにもメリット、デメリットがあり、導入には慎重な検討が欠かせません。導入する場合は社員としっかり対話を行い、強引に行うのではなく、十分な理解を得たうえで進めていくことがリスク軽減にもつながるでしょう。
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