テレワークで生産性を向上させるためにはどうしたらいい?

テレワークについて

すっかり定常化したテレワークですが、従業員の生産性向上が課題になっている企業も多いようです。そこで今回は、テレワークにおける生産性の判断基準と、生産性を向上させるコツなどについて紹介します。

 

生産性を判断する指標とは?


2020年にロバート・ウォルターズ・ジャパン株式会社が実施した「アフターコロナの働き方」の調査によると、テレワーク中の生産性を判断する基準としては、「完了した業務量」、「目標の達成度」、「労働時間」が一般的ということです。

 

完了した業務量

テレワーク中の生産性を判断する基準として最も多かったのが、完了した業務量です。タスクや明確な成果物があるタイプの仕事であれば、これ以上はっきりした生産性の評価基準はないでしょう。

 

目標の達成度

次に多かったものが、売上高などのKPIの達成度になります。テレワークでは上司が従業員の働く姿を見ることができないため、「成果主義」の評価にシフトする傾向が出てきている点がこちらからも伺えます。

 

労働時間

残業など長時間労働を抑制する「働き方改革」が叫ばれる中、テレワークにおいても多くの企業は、未だに業務量や労働時間を基準にした評価を重視しているのが現状です。

以上、3点の指標を紹介しましたが、一般的に生産性を評価する代表的な指標である「労働生産性」は、完了した業務や目標の達成度と労働時間や投入したリソースの割合から算出されます。したがって、従業員の生産性を判断する場合は、これらの要素を個別に判断するだけでなく、トータルに判断することも必要です。

 

出典元:ロバート・ウォルターズ・ジャパン株式会社(https://www.robertwalters.co.jp/about-us/news/2020-06-2.html)

 

生産性向上のための課題


リモートワークで生産性が上げるためには、以下のような課題を克服する必要があります。

 

労働環境の整備

テレワークを実施するのは基本的に従業員の自宅であるため、オフィスのようなインターネット環境やパソコン、プリンタ、スキャナなどのOA機器が揃っていないことも普通です。そのため、人によっては生産性が下がってしまうケースもあります。したがって、従業員にノートPCの貸与やネット環境の準備金を検討するなど、会社側がテレワークに必要な労働環境を整備することが必須になります。

またテレワークに即した就業規定など、制度面の整理も必要です。

 

コミュニケーションの方法や頻度

上司が従業員が働く姿を実際に見ることはできないテレワークでは、積極的にコミュニケーションを取り合うように意識しないと、孤独感や疎外感が生まれ生産性が下がる可能性があります。

ただし、逆にPCの前から離れるときに毎回「離席中」のサインを出さなくてはいけなかったり、業務が終わるたびに報告義務を設けたりするマイクロマネジメントになり過ぎるのも問題です。したがって、業務進捗や結果報告をどういった方法で、どの程度の頻度で実施するのが適当なのか見極めることもポイントになります。

 

健康面やメンタル面の管理

テレワークでは仕事とプライベートのオン・オフがつけづらく労働時間が長くなってしまう人や、誘惑が多い自宅で仕事をすることで逆に生産性が上がらない人がいるといった課題もあります。またテレワークが長期化した結果、運動不足や生活の乱れなどからメンタルを壊してしまう人もいるため、従業員の体調面や仕事に対するモチベーション維持などメンタル面のマネジメントも重要な課題です。

 

生産性向上のコツ


テレワークで生産性を上げるためにおすすめの方法を紹介します。

 

朝礼の実施

テレワークには通勤時間がありません。そのため、深夜まで起きている人も多く、生活が乱れ生産性が下がってしまうケースもあります。しかし、Web会議上で毎朝決まった時間に朝礼を行えば、従業員が規則正しい時間に起きる必要が出てくるため生活が乱れることも少なくなるでしょう。また従業員同士が顔を合わせて話をする時間を設けることで、孤独感を減らせる効果も期待できます。

 

業務終了後に報告時間を設ける

テレワークで黙々と仕事をしていると、従業員は仕事の相談や進捗状況などを上司に相談しづらくなります。よって「仕事がきちんとできているか不安だ」、「自分がどのように評価されているのか心配だ」という状態に陥らないためにも、業務終了後に短い時間で構いませんので上司への報告時間を設けるのがおすすめです。部下が気軽に上司に相談できる時間を設けておくことは、お互いの信頼性を築くためにも非常に有効な方法といえるでしょう。

 

雑談できる仕組みの導入

Web会議ではなんとなく雑談をしづらい雰囲気があるため、仕事の話だけしかしない人も多いのですが、それがコミュニケーションロスを生み孤独感や疎外感につながる可能性があります。しかし、実際にオフィスで顔を合わせて仕事をする場合には、仕事中や会議中の雑談から思わぬアイディアが生まれることで生産性の向上につながることも多いでしょう。そのため、Web会議の冒頭に雑談の時間を設けることや、チャットツールなどを導入することで、テレワーク中でも気軽に雑談ができる仕組みを準備しておくことも重要です。

 

まとめ


新型コロナウイルスの影響でいきなりテレワークをスタートした企業の中には、生産性に課題を抱える企業も多いと思います。今回紹介した方法を実施することで、生産性向上のお手伝いができれば幸いです。

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