【テレワークでも安心】持ち運べるビジネスフォンとは?

テレワークを充実させる

テレワークでの課題


テレワークは便利な反面、デメリットがあるのも事実です。その中で、多くの企業が抱える電話に関する課題を紹介します。

企業にかかってきた電話に対応できない

テレワークの浸透によりオフィスに出社する方が極端に減ったことで、代表電話や部署電話に十分な対応ができない企業が増えています。オフィスに誰もいなければ当然電話対応もできないため、顧客や取引先に多大な迷惑をかける可能性があるでしょう。また、電話を取ることができた場合でも、担当者が社内におらず取次ぎができないという問題があります。適切な電話対応ができないことで企業の信頼やビジネスチャンスを失う可能性もあるので、テレワークにおける電話対応は大きな課題です。とはいえ、電話番のために誰かが交代で出社するというのも微妙なところでしょう。

 

プライベートな電話に連絡が入ることも

オフィスにかかってきた電話を担当者につなぐ際には、

・担当者の社用ケータイ、スマホに転送

・担当者の社用ケータイ、スマホの連絡先を教える

といった対応を取るケースが一般的です。しかし、ダイレクトな連絡先が判明することで顧客からひっきりなしに連絡が入るようになる可能性もあるため、場合によっては業務負担が重くなる危険性があります。また、やむを得ずプライベートな番号を教えなくてはいけないケースもあるようで、プライバシー問題にも注意が必要です。

 

オフィスに人がいなくても固定電話の費用が発生

新型コロナウイルスの影響でいきなりテレワークに突入した企業の多くは、利用しない固定電話がたくさんオフィスに設置された状態だと思われます。しかし、利用しない場合でも毎月費用が発生するので、非常に勿体ない状況といえるでしょう。そのため、オフィスでの業務とテレワークの2軸で両立させる固定電話の効率的な運用を考える必要があるのです。

 

スマビジの機能


テレワークにおける電話の課題を解決する「スマビジ」がどのようなサービスなのか紹介します。

スマビジとは

スマビジとは、企業の代表電話に用いられる「03」や「06」といった「0AB~J番号」の発着信がスマホで可能になる「持ち運べるビジネスフォン」といえるサービスです。従業員のスマホを使って固定電話の発着信と通話ができるようになるため、テレワークにおける電話の課題解決につながります。

 

スマビジの基本機能

スマビジの基本機能として、以下のようなものが提供されています。

・スマホでの0AB~J番号利用:固定電話用の03、06が利用可能

・着信:外線および内線の着信

・発信:外線および内線、履歴選択による発信

・ダイヤルイン着信:代表電話など1本の回線に複数の電話番号をアサインできる機能

・グループ着信:同一グループ内の内線で外線を同時着信できる機能

・コールピックアップ:同一グループ内の内線で代理応答できる機能

・留守番電話:ただし、内線着信とダイヤルイン着信のみ

・着信優先機能:着信時の鳴動順位を設定ができる機能

・保留転送:保留状態のまま転送できる機能

・パーク機能:保留中の通話に別の内線から応答できる機能

・発信番号選択:複数番号の利用が可能な機能

・電話帳:クラウドおよびスマホ端末内で電話帳が利用可能

・テキストチャット:スマビジユーザー間でのテキストチャット機能

・音声ガイダンス設定:プリセットだけでなくオリジナルメッセージの設定も可能

 

スマビジ導入に必要なもの

スマビジを導入する際必要になるものは、以下の通りです。

 

・ひかり電話への加入:ソフトバンク光、NTT東西ひかり電話

・スマビジiGW(アイゲートウェイ):スマビジに特化し通信デバイス

・スマビジアプリ:AppStore、Google Playでダウンロード可能

スマビジは、スマビジiGWをひかり電話のルーターと接続してスマビジアプリで通話が可能になる仕組みです。

 

スマビジでできること  


スマビジ導入によるメリットを紹介します。

 

固定電話が不要になる

スマビジを導入すれば、スマホで企業の電話番号を使った発着信が可能になります。そのため、企業の代表電話にかかってきた電話を担当者のスマホに転送するといったことが、いつでもどこでもできるようになるのです。よって、オフィスに固定電話を置く必要もないため、オフィスの省スペース化にもつながります。

 

テレワークでも円滑な業務が行える

スマビジを導入することで、テレワーク中の複数メンバーで企業の代表電話や部署電話に対応できます。そのため、誰も電話に対応できないことや誰か一人に応対業務が集中することはありません。また、お客様に折り返す場合には、企業の代表番号から連絡することも可能なので担当者に直接連絡が入ることもないのです。また、営業時間が終わった後は、音声ガイダンスで対応できますので、お客様や取引先の信用を失うこともないでしょう。したがって、スマビジを導入すればテレワークでも円滑な電話対応が可能になるのです。

 

コストカット

スマビジの導入コストは、固定電話またはビジネスフォンがすでにある場合であれば、

・初期費用:0円

・基本月額費用(~8回線まで):4,500円

・スマビジアプリ:350円/台

が基本です。そのため、すでに社用スマホを貸与している場合であれば、非常に安価に導入することが可能です。

また、スマホ転送費やスマビジ同士の通話料、拠点間通話料は無料なので、ランニングコストも安く済みます。また、これまで使っていた固定電話の多くを解約できますので、コストカットにもつながります。

 

まとめ


テレワークの導入で働きかたが大きく変わり、これまでの固定電話の運用を見なおすよいタイミングに来ていると思われます。使っていない固定電話が多い場合は、スマビジの導入で業務効率化やコストカットをしてみてはいかがでしょうか。

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