【初心者必見！】タスク管理ツールの選び方
タスク管理ツールとは
タスク管理ツールとは、タスクをリスト化しその進行状況を可視化して整理するツールです。タスク管理を使う目的や機能について紹介します。
なぜタスク管理ツールが必要なのか
タスク管理ツールの役割は、業務に必要なタスクを可視化してその進捗状況や仕事量を把握することです。タスクごとのスケジュールや担当者も明確化できるため、煩雑になりがちなプロジェクトの進行管理などが簡単に行えます。しかし、タスク管理ツールと一口に言っても、大人数のチームやプロジェクト管理に適したものや個人管理に適したものなどさまざまあるので目的に合ったものを選択することが重要です。
タスク管理の機能
タスク管理ツールの一般的な機能としては、以下のようなものが挙げられます。
・プロジェクト管理機能
プロジェクトごとにセグメントを設定し、タスク管理を行います。スケジュールや納期、担当者、タスク内容といった情報を入力しプロジェクトを管理することが可能です。また、プロジェクト参加メンバーを招待する機能や閲覧制限機能など、自由にカスタマイズできる機能を持つものが多くなっています。
・ToDoリスト機能
タスクをリスト化してメンバーと共有できる機能で、抜けもれなくプロジェクトが進行できます。もちろん、個人用のタスク管理にも利用可能です。
・コメント機能
プロジェクトごとにチャットが準備され、メンバー間での情報、意見交換が簡単に行えます。
・ファイル共有機能
プロジェクトメンバー間でファイルを共有できる機能です。アップされたファイルは閲覧だけでなく、編集できるものも多くなっています。
タスク管理ツールを導入するメリット
タスク管理ツールの導入メリットによって、どのような課題解決につながるのか確認しておきましょう。
タスクの可視化による業務効率化・生産性向上
タスク管理ツールを導入することで、プロジェクトやメンバーごとのタスクだけでなく、全社的なタスクを一元的に可視化することも可能です。そのため、プロジェクト単位だけでなく、全社的な業務プライオリティやスケジュールなどに応じてリソースの分配や業務の統廃合を行いやすくなり、業務効率化や生産性向上につながります。
仕事の目的明確化によるモチベーションアップ
タスク管理ツール上にプロジェクトやタスクが可視化されることで、仕事の目的が明確になります。普段、仕事を漫然とこなしているだけだと、仕事へのモチベーションをキープするのは困難です。しかし、タスク管理ツールを導入すれば、現在の仕事がどのような意味や目的を持つのか理解できますので目的意識が高まります。その結果として、メンバーのモチベーションがアップして、生産性の向上につながるのです。
マルチタスクにも柔軟に対応できる
タスク管理ツールの導入で全体のプロジェクトやタスクが明確になると、メンバーごとの業務進捗や負荷なども簡単に把握することができます。メンバー間のタスク調整などもスムーズに行えるため、複数プロジェクトの兼任や急な案件への対応もしやすくなるのです。また、個人のタスク管理を行う場合でも、現在の自分の業務状況を即座に把握できますので、いつどの程度の仕事を請けられるのかが明確になります。
タスク管理ツールを選ぶ際のポイント
最適なタスク管理ツールを見つけるためのポイントを紹介します。
必要機能の有無
タスク管理ツールにはさまざまな種類があり、各社差別化のために多くの機能を提供しています。そのため、導入目的を達成するために必要な機能が付いているかどうかという点は非常に重要です。しかし、逆に目的達成のために必要ない機能がたくさん付いていても仕方がないので、必要最低限の機能があるかどうか判断するようにしましょう。
コストと利用人数
タスク管理ツールには無料のものもありますが機能制限が付いているケースが多いため、やはり業務用として使う場合には有料サービスを利用するべきでしょう。そのため、初期費用やランニングがどの程度必要なのか、あらかじめ確認しておくことが必須です。また、利用者の数がどのくらいなのかも明確にしておきましょう。一般的にクラウドベースのタスク管理ツールであれば低コストで利用可能です。
分かりやすいUI・UXであること
タスク管理ツールはたくさんのメンバーが利用するため、誰にでも使える分かりやすいUI、UXであることが非常に重要です。タスクの可視化や業務効率化を目的に導入したものの、「操作方法が煩雑で誰も使わなかった……」といった残念な状況になってしまわないように、できるだけ直観的に操作できるUI、UXを提供しているサービスを選ぶようにしましょう。そのため、すぐに即決せず、お試しプランなどで複数のサービスをトライアルとして使ってみることをおすすめします。
まとめ
タスク管理ツールを選ぶ場合には、どんな目的で導入するのか明確化しておくことが非常に重要です。そのため、タスク管理ツールをどれにするか選ぶ前に、目的や期待する効果を確認しておくことが先決です。
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