タスク管理ツールで「Evernote」が選ばれる理由とは?

タスク管理ツール

Evernoteとは?


Evernoteがどのようなツールなのか簡単に紹介します。

 

自分だけのノートが作れるツール

「Evernote」はスマホやタブレット、PCなどで作成したさまざまなデータをノートに整理することで、簡単に検索できるようになったり他の方と共有できたりするツールです。ノートとして管理できるものは、自分のアイディアやスケジュール、ToDoリストをはじめ、議事録、Webページなどさまざまなものが対象になります。また、ボイスメモや画像ファイル、位置情報なども管理できますので、自分だけでなく複数メンバーで行うプロジェクトのタスク管理などを行うことも可能です。

コンテンツの整理が自由自在

Evernoteはメモを取る機能が非常に充実しています。文章入力はもちろん、ボイスメモでの録音やブラウザで閲覧しているWebページなどの保存もすべてEvernoteだけで行うことが可能です。また、自分が作ったノート内のコンテンツはキーワードやタグなどで簡単に検索することが可能なので、過去にメモを取った内容がうろ覚えのときなどでもすぐ欲しい情報にたどり着くことができます。

 

最強のタスク管理ツール

Evernoteはクラウドベースのツールです。そのため、ノートを他人と共有することでプロジェクトのタスク管理などが非常にスムーズに行えます。プロジェクトに必要なファイルやスケジュールの共有、編集、議事録作成、締め切りのリマインドなどをすべてEvernote一つで完結可能です。また、興味を持ったWebページをクリップして他のメンバーと共有することもできますので、タスク管理だけでなく情報共有ツールとしても秀逸といえるでしょう。

 

Evernoteの機能


最強のタスク管理ツールEvernoteの代表的な機能を紹介します。

 

複数デバイスからアクセス可能

クラウドベースのEvernoteでは、無料プランでも2つのデバイスでデータ共有ができます。また、有料プランであればデータ共有できるデバイス数の制限がなくなりますので、外部ではスマホ、会社や自宅ではPCといったようにあらゆる場所でノートにアクセスして情報を加えたり確認したりすることができるのです。さらに、Evernoteにはオフライン機能もありますので、インターネットに接続できない場所でもノートが利用できます。

 

Webページの管理・共有も簡単

Evernoteでは閲覧中のWebページやニュースなどをPDFにして保存することが可能です。ネットサーフィンで有益な情報を見つけたら、メモ感覚でどんどんクリップしていきましょう。なお、EvernoteではWebページの一部だけをキャプチャーすることができるので、ブラウザのブックマークのように一から欲しい情報を探す手間は必要ありません。また、Webページのキャプチャーにコメントやマーカーを付けることもできますので、後から情報を見なおしたり整理したりするのも非常に簡単です。

 

豊富な検索機能

Evernoteでは、PDFや Office 文書、画像データ、スキャンした書類をキーワードで検索することができます。そのため、手書きのメモの内容も検索することができ、キーワードだけ覚えておけば瞬時に情報へアクセスすることが可能です。また、手書きで入力した文字をテキスト変換できる機能もあります。なお、キーワードで検索をかけると膨大なファイルがヒットしてしまうことがあるため、以下のようなタグと一緒に検索をかけると便利です。

 

・intitle:題名にキーワードが入っているファイルのみを抽出

・notebook:指定ノートブック内のノートのみ検索対象にする

・any:複数キーワードが入っているファイルを抽出(例:any:Web会議ツール V- CUBEミーティング→どちらかのキーワードが入ったファイルを抽出)

・created:指定した日付以降に作成されたノートのみ抽出(例:created:20200809→2020年8月9日以降に作成されたノートのみ抽出)

 

Evernoteの活用術


最後に、Evernoteを効果的に使う方法をいくつか紹介します。

 

日々のタスク管理

Evernoteのタスクリストを使って通勤時などにスマホから日々のタスクを入力し、オフィスに着いたらPCで確認して作業終了後にチェックを入れるという運用で、日々のタスク管理が簡単に行えます。また、実際に編集するデータもタスクリスト内に一緒に保存することができますので、別のデバイスを使う場合でもすぐに作業に取り掛かることができて非常に便利です。もちろんリマインダーの設定も可能なため、タスクを取りこぼす心配もありません。

名刺管理

Evernoteは名刺管理ツールとして使うこともできます。「名刺スキャン」機能を使うことで、スマホのカメラで撮影した名刺をデータ化して取り込むことが可能です。取り込んだ名刺は「連絡先ノート」というフォーマットで保存され、検索した電話番号からそのまま連絡することもできます。また、プロジェクト管理のノートの中に一緒に保存しておけば何の関係者だったか一目瞭然なので、紙の名刺のように「この人誰だっけ?」といったことも少なくなるでしょう。

 

プレゼン資料やレポート作成

有料版のEvernoteには「プレゼンテーションモード」という機能があり、ノート内の複数のデータを組み合わせてプレゼンを行うことが可能です。通常、プレゼンを行う場合はパワーポイントなどで資料作成するのが一般的ですが、Evernoteであればノート内のファイルを有効活用できるためわざわざ資料を作成する必要はありません。一方、セミナーなどに参加したときは、スマホのEvernoteでメモや録音データを取ることができますのでPCの持ち込みも不要です。また、スマホのカメラで撮影した投影資料も一緒に保存できますので、セミナーレポートが簡単に作成できます。

 

まとめ


今回紹介したようにEvernoteにはたくさんの機能がありますが、自分なりの使い方を見つることでタスク管理もスムーズに行えるでしょう。無料プランもありますので、興味がある方はこの機会に試してみてはいかがでしょうか。

関連記事一覧

  1. この記事へのコメントはありません。

CAPTCHA