電子契約のメリットとデメリットを公開!

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電子契約のメリット


電子契約には書面契約にはないさまざまなメリットがあります。

コスト削減

通常、書面契約を行う場合には、

・契約書用の紙

・製本テープ

・印鑑(実印)

・印紙

などが必要です。また製本した契約書を契約相手に郵送しなくてはいけません。さらに、押印が済んだ契約書を保管するためには、帳簿への記録やデジタル化といった作業も必要でしょう。このように書面契約には運用上多くのコストが発生します。

 

一方、電子契約ではデジタル文書による契約のため、印鑑や印紙は必要ありません。特に、収入印紙は扱う金額によってはかなりのコストカット効果が期待できます。また、デジタル文書はネット上でのやり取りの後、そのままサーバー内で管理できますので書面契約のような管理工数も発生しません。したがって、電子契約を導入することで、書面契約に必要だったコストの多くが削減できるようになるのです。

 

業務効率化

書面契約を行う場合には、ドラフトを確認して社内稟議を通過した後、以下のようなフローが必要になります。

製本

・押印

・郵送

・契約先の押印

・郵送

・原本の保管

これらすべての作業を行う場合、2週間~3週間程度の期間が必要になるのが一般的です。大きな企業になると、もっと長い期間が必要になるケースもあるでしょう。そして、契約書の修正が発生した場合は製本作業からやり直しになるため、また同じ期間が必要になります。しかし、電子契約であればこれらすべての工程が1日で終了することも珍しくないので、スピード感を持った事業推進が可能になるのです。

また、電子契約はデジタル文書でサーバー内に保管されますので、管理や検索が簡単に行える点も大きなメリットといえるでしょう。

 

コンプライアンス強化

電子契約は、

・電子署名:印鑑の代わりとなるデジタル署名のこと

・タイムスタンプ:電子署名の正確な作成時間を明確化するもの

という2つの技術により、いつだれが契約したかを明確にするとともに、書面の改ざんリスクを回避することが可能です。そのため、書面契約よりも透明性を持った契約管理ができるようになり、社内のコンプライアンス強化が見込めます。

 

電子契約のデメリット


電子契約にも当然デメリットはありますので、導入前に確認しておきましょう。

社内外への説得が必要

長年、書面契約に慣れ親しんだ日本企業においては、残念ながら電子契約に抵抗を持つ方も多いようです。また、電子契約を導入する場合には契約関連の社内フローを大きく変更する必要があるため、重い腰を上げられないケースも多くなっています。そのため導入時には、法務部門や社内の関係者、そして決裁者に対して十分な説明を行って説得しなくてはなりません。もちろん、取引先の企業に対しても、電子契約の導入する旨を事前告知しておく必要があります。

 

電子契約できない契約書がある

電子契約は非常に便利ですが、一部書面契約が必要な契約書が残っています。たとえば、「定期借地契約」や「定期建物賃貸借契約」、「投資信託契約の約款」といった契約書に関しては、法的に書面契約が義務付けられており、電子契約では対応できないのが現状です。ただし、テレワークの浸透によりさまざまな分野でペーパーレス化が進んでいるため、将来的には法整備されて徐々に適応範囲が広がるものと予想されます。

 

サイバー攻撃のリスク

書面契約には改ざんや紛失リスクがありますが、電子契約にもサイバー攻撃にあうリスクが存在します。もちろん、電子契約サービスを提供する各社ともセキュリティ面には厳重に注意していますが、絶対に安全とは言い切れません。そのため、電子契約を導入する場合には、できるだけセキュリティに定評があるサービスを選ぶのがおすすめです。

 

電子契約導入の注意点  


電子契約を実際に導入する場合は、以下のポイントに注意しましょう。

 

利用範囲の決定

電子契約の導入にあたっては、いきなり全社的に書面契約から切り替えるのはリスクが高いので、契約額が大きい契約書を扱う導入効果が高い部署に限定したトライアル運用からはじめるのがおすすめです。限定範囲で数ヶ月運用することで課題点なども見えてきますので、社内外の調整を行い問題がクリアになった後、導入範囲を広げていくのがよいでしょう。トライアル運用で電子契約の導入メリットが明確になっていれば、社内外のコンセンサスも取りやすくなります。

 

電子契約サービスの選定

電子契約サービスは現在さまざまな企業から提供されているため、どのサービスにしたらよいのか迷ってしまうこともあると思います。そのため、

・使いやすさ

・セキュリティ

・価格

・利用範囲

・法的効力の強さ

といった中から、最もプライオリティが高いものを決め導入時の判断材料にするとよいでしょう。電子契約の導入目的を満たす必要最低限の機能が付いたサービスを選ぶことがポイントです。逆に利用しない機能がたくさんついたサービスも必要ありません。

 

社内運用ルールの整備

前述した通り、電子契約を導入すると従来の書面契約とは運用フローを大きく変更する必要があります。そのため、導入する電子契約のサービスが決まったら、それに合わせた社内の運用ルールや契約規定を調整することが必要です。また、電子契約を行ったデジタル文書を保管する場合には電子帳簿保存法という法律に則った運用を行う必要があり、保存期間や保存場所などを詳細に決めなくてはなりません。それらが整った後、社内関係者に電子契約導入の目的や運用方法、ルールなどの説明会を実施してトライアル運用をスタートします。

 

まとめ


電子契約の導入には社内外への説得が必要だと説明しましたが、逆に取引先から電子契約の締結を迫られる機会も今後増えることが予想されます。そのため、自社だけでなく他社の動向も見ながら、電子契約を導入するタイミングを判断するべきでしょう。

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