【徹底比較】電子契約と書面契約では何が違う?

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電子契約とは


電子契約がどのようなサービスなのか、その概要や法的効力、種類を説明します。

 

電子契約のサービス概要

「電子契約」とは、デジタル文書の契約書を用いて契約を締結することです。電子契約では「電子署名」や「タイムスタンプ」といった技術を利用することによって、デジタル文書における契約者同士の合意を証明することで書面契約と同等の法的効力が発生します。なお、契約済みのデジタル文書は、社内のサーバーや契約しているクラウドに保管することが一般的です。

 

電子契約の法的効力

契約書の締結時には契約者同士が合意した内容を証拠として残す必要があるため、電子契約においても証拠力の担保は必須となります。そして、契約書の証拠力を証明するためには、「契約者本人の意思によって文書が作成された」事実の証明が必要なのです。

 

書面契約では、「本人の署名か押印がある」場合に「本人意思で作成されたものと推定される」旨が、民事訴訟法の第228条第1項及び第4項によって規定されています。一方、電子契約の場合も「本人による電子署名がなされた文書」であれば「本人の意思による作成が推定される」という電子署名法第3条の規定が存在するため、書面契約と同等の法的効力が認められるのです。

 

電子契約の種類

電子契約には「電子サインタイプ」と「電子署名タイプ」の2種類が一般的となっています。

 

・電子サイン

電子サインとは、メール認証などの手段で契約者本人であることを担保する電子契約のことです。電子契約のサービスに契約者のメールアドレスを登録することで利用できます。そのため、利用ハードルが低い点が電子サインのメリットです。

 

・電子署名

電子署名とは、契約者本人の電子証明書を使うことで本人であることを担保する電子契約になります。電子署名を発行するためには、「電子認証局」と呼ばれる第三者機関の審査を通過する必要があり利用ハードルは高いのですが、本人認証力の精度が上がることで法的効力が強くなる点がメリットです。

 

電子契約の仕組み


電子契約で契約者本人による意思を証明するために使われるのが、「電子署名」と「タイムスタンプ」という技術です。

 

電子契約が法的効果を発揮する仕組み

電子契約では、PDFなどの電子文書に電子署名とタイムスタンプを付与することで、電子契約書としての法的効力が発揮される仕組みになっています。実際には、一般企業や電子認証局などが提供している電子契約サービスを利用することで、「同一性の確認(文書のかいざんがないことを証明すること)」と「契約者本人の意思による署名」であることの証明が可能です。

 

電子契約の印鑑替わりになる電子署名

「電子署名」とは、電子契約で印鑑の代わりとなるデジタル署名のことです。前述した電子署名法によって、書面契約書の押印や署名と同等の効力を持つと定められています。実際に電子署名を使う場合には、契約者本人が電子文書に埋め込まれた「公開鍵」を取得し、それを「秘密鍵」と呼ばれるもので認証を行って署名するのが一般的です。

 

電子署名の信頼性を担保するタイムスタンプ

「タイムスタンプ」とは、電子署名の正確な作成時間を明確化する仕組みになります。タイムスタンプを使うことによって、

 

・存在証明:タイムスタンプの時刻以前に対象となる電子文書の存在を証明

・非改ざん証明:タイムスタンプの時刻以降に電子文書の改ざんがないことを証明

 

がなされ、電子証明の信頼性がアップするのです。実際には、「データ通信協会」と呼ばれる時刻認証事業者の認可を得ることでサーバー内でタイムスタンプが埋め込まれ、電子契約の信頼性を客観的に証明することができます。

 

電子契約と書面契約の比較


書面契約にはない電子契約書のメリットを紹介します。

 

コスト削減効果

電子契約では書面契約に必要な紙や実印は必要です。また、印紙も必要ないため、扱う金額によっては大きなコスト削減につながります。一方、書面契約の場合、契約書の原本を社内で管理したり、郵送したりする必要もありません。また、会社によっては書面の契約書をわざわざPDF化して管理しているところもありますが、そのような作業にリソースを割く必要もなくなるわけです。

 

業務効率化

書面による契約書は、締結完了まで2週間~3週間程度、長い場合には1ヶ月程度の期間が必要になることも普通です。しかし、電子契約であれば最短1日で契約締結ができるケースもあるため、契約期間を大幅に短縮しスピーディーな意思決定や事業展開が可能になります。また、書面契約で修正点が見つかると再び製本作業が必要になりますが、電子契約であればファイルを修正して再度アップロードするだけなので非常に簡単です。さらに、契約書はデジタル文書として管理されるため、過去の契約書をすぐに検索することもできます。

 

コンプライアンス強化

管理体制がずさんな会社の場合、従来の紙の契約書は紛失や改ざんのリスクが伴います。しかし、電子契約であれば電子署名とタイムスタンプによって信頼性が担保された状態で厳重に管理することが可能です。そのため、透明性を持った契約管理が可能になり、内部監査時の対応もスムーズに行えます。したがって、電子契約を導入することで会社のコンプライアンス強化にもつながるのです。

 

まとめ


テレワークを導入している企業の中には、契約書の印鑑を押すためだけに出社するといったケースも散見されます。こうした非生産的な業務も電子契約の導入で解消することが可能です。また、素早い意思決定が必要な時代に取り残されないためにも、一日も早く電子契約の導入をおすすめします。

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