「Trello」を使ってテレワークのタスク管理を徹底させましょう!

タスク管理ツール

新型コロナウイルスの影響も受け、テレワークを推進する声が多くなってきました。しかしながら、急にテレワークに変更するのには戸惑いや不安が残るのが現状だと思います。出社を前提としてタスク管理などを行っていた場合はなおさらでしょう。

今回はテレワークが抱えるタスク管理の課題と解決法についてご紹介していきます。

テレワークをするうえでの課題


 テレワークを推進していく上ではいくつかの課題が上げられます。

 ・コミュニケーションが不足しがち

 ・決裁事項の遅延

 ・社員のタスク進行状況管理

 ・孤独作業によるストレスの解消

 他にも課題はあるかと思いますが、大きくは上記の4つの課題が頻繁に聞かれるものとして挙げられます。

 どれも解決策を講じて、円滑なテレワークの推進を図らなければなりませんが、本記事では「社員のタスク進行状況管理」について、取り上げて、タスク管理に関するツールについてご紹介をしたいと思います。

 

テレワークでのタスク管理の課題

・社員の業務状況の把握が困難

 出社していた際は、オフィスで対面コミュニケーションが容易に図れて実際に作業状況の確認も目視できるので、社員が何をしているかがすぐに把握できますが、テレワークではチャットやオンライン通話などでの報告がベースとなるため、誰がどんな仕事をしているかを把握することは困難になります。

また、対面で指示を出すのに比べてテレワークだと、直接隣で声掛けをするわけではなく、チャットでのアウトプットが主流となり、受け取る相手が作業に集中してたり、トイレなど離席していたり、別の人(取引先も含む)と通話をしていたりと、状況が目視出来ないため、どうしてもリアクションにタイムラグが起こりやすいのも課題として挙げられます。

このような状況にモヤモヤとする、管理職の方も多いのではないでしょうか?

このようなモヤモヤを解消するために、今様々なタスク管理ツールが出回っています。

しかし、いざ選ぶとなると、何を基準にして良し悪しを判断したらよいか迷いますよね。

 

 

タスク管理とは


タスク管理とは言葉の通り、タスクを管理することです。

タスク管理の目的

・タスクを整理し、優先順位をつける

 何からやるべきかを明確化することで、効率よく働くことができます。やみくもに取りかかからないように気をつけましょう。

・進捗状況の把握をする

 自分の業務の進捗業務を把握することで、作業のペース配分を考えることができるだけでなく、チームに共有することで対策を打ちやすくするという目的があります。

・管理者が管理しやすい

タスク管理をすることで全体を管理者が見ることができるため、チームのマネジメントがしやすくなります。

 

 

タスク管理ツール「Trello」


   Trelloとは、世界中で使用されているタスク管理ツールです。

「Trello」の機能

「Trello」はかんばんボードというシステムを使用しています。このシステムにより、「作業予定」、「作業中」、「完了」のタスクが一目でわかるようになります。また、締め切り順に並び変えることも可能なため、優先順位も簡単に把握できます。

複数人で使用する場合は、チームを作って使用することもできます。一括管理できるため、テレワークをする際のタスク管理にはとても便利になります。

「Trello」のスペック一覧

 

プラン

無料プラン

Business Class

Enterprise

 

0円

月額$1250

月額$1750

 

機能

詳細

カレンダー機能

カレンダーパワーアップを使うと、カレンダービューで期限を確認することが可能となり、違う視点でボードを見ることができるようになる

Googleドライブ機能

カードの裏面からファイルを素早く開き、Trelloから離れることなく特に重要な情報にいつでもアクセスできるようになる(BoxやDropboxにも対応)

カスタムフィールド

コスト、推定時間、電話番号などの構造化された情報をカードに追加します。これらのアイテムはカードの表にも裏にも表示される

 

 まとめ


 テレワークの課題となるタスク管理の解決には「Trello」を活用してみてはいかがでしょうか。タスク管理を徹底することで、テレワークをスムーズに行うことができ仕事効率も上がることが期待できます。

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